Geschäftsvorfälle verstehen und handeln!

Mit Gewinn in die Insolvenz?

An diesem Sonntag erschien ein Beitrag im Spiegel.  Den Kommentaren nach zu urteilen traf er eine empfindliche Seite der Deutschen: Rezessionszeiten. Dem Autoren Henrik Müller wurde vorgeworfen, er würde diese Zustände „herbei schreiben wollen“. Dabei decken sich seine Überlegungen durchaus mit dem, was man in einigen Buchhaltungen mittelständischer Unternehmen wahrnehmen kann. Klar ist die Arbeitslosigkeit niedrig. Und ja, die GuV des Unternehmens weist höhere Umsätze und eine Gewinnsteigerung aus. Grund zur Beruhigung ist dies nicht. Denn noch immer verstehen viele nicht, dass diese Betrachtungen die Liquidität vernachlässigen und man auch mit Gewinn in die Insolvenz gehen kann. Man muss seine Geschäftsvorfälle verstehen und handeln!

Was sind Geschäftsvorfälle?

Geschäftsvorfälle sind einzelne Ereignisse, die Auswirkungen auf die Vermögens- bzw. Schuldensituation der Firma haben. Sie können (müssen aber nicht!) Auswirkungen auf Erfolg und Liquidität haben. Die Definition für Erfolg lautet: „Erfolg ist der Oberbegriff für Gewinn oder Verlust.“ Und erfolgswirksam ist ein einzelner Geschäftsvorfall nur dann, wenn dadurch das Unternehmen reicher oder ärmer wird, also einen Wertzuwachs oder Wertverlust erzielt. Die Liquidität dagegen drückt den Bestand an „flüssigen Mitteln“ aus. Das bedeutet der Geldzu- bzw. abfluss entscheidet darüber, ob der Geschäftsvorfall liquiditätswirksam ist oder nicht.

Verstehen und handeln!

Ein klassisches Beispiel für Wertveränderung ist die Rechnungsstellung. Man hat ein Zahlungsziel in der Zukunft vereinbart, der Cashflow wird eventuell erst in 30 Tagen stattfinden, aber der Wertzuwachs ist dank der Buchhaltung sofort erkennbar. Denn die Forderungen aus Lieferungen und Leistung erhöhen sich mit der Buchung und lassen den Wert wachsen. Dass Forderungen Werte sind, mag man auch daran ablesen, dass man diese an Factoring- und Inkassounternehmen verkaufen kann. Und so, wie sich in diesem Fall der Erfolg verändert, ohne dass ein Geldfluss stattfindet, geht es bisweilen auch, dass Geldzuflüsse wie Bankkredite oder Gesellschaftereinlagen den Bestand an Geldmitteln signifikant erhöhen. Eine Auswirkung auf den Erfolg haben diese Geschäftsvorfälle aber nicht. Oft sind Gründer von Start-Ups von der Fehlannahme betroffen, ihr Unternehmen stehe blendend da, weil das Geschäftskonto ja blendend gefüllt ist. Dass sie Verluste einfahren erkennen, sie nicht selten viel zu spät.

Run my Accounts bringt Lösungen

Wir unterstützen Sie gerne beim Ergreifen hilfreicher Maßnahmen

Maßnahmen

Die Run my Accounts kann Ihnen helfen, mit entsprechenden Maßnahmen beides abzuwenden: Den bitteren Gang in die Insolvenz, weil der Gewinn sich nicht in Liquidität ausdrückt und man irgendwann zahlungsunfähig ist. Oder eben die Fehlannahme, man habe ein gut aufgestelltes Unternehmen, weil man ja in „Bargeld schwimmt“. Wir unterstützen Sie gerne im Debitorenmanagement (Zahlungsfristen, Mahnungsläufe, Nachverfolgungen), in der Liquiditätsplanung  und mit belastbaren Auswertungen, damit Sie jederzeit beides bekommen. Gewinn und Liquidität.

Setzen Sie sich für weitere Informationen und eine kurze kostenfreie Beratung mit uns in Verbindung.


Digitalisierung: Prozesse statt Personal in der Buchhaltung!

Warum gutes Buchhaltungspersonal noch immer wichtig ist, man den Gesamtprozess der Buchhaltung aber nicht aus dem Auge verlieren darf

Was wissen wir über den Buchhaltungsmarkt 2019? Niemand ist bereit, noch groß in seine Buchhaltung zu investieren. Personalkosten sind hoch, Softwarekosten fallen natürlich auch an und wenn man schon einen Buchhalter beschäftigt, dann sollte dieser möglichst viele Qualifikationen im Bereich Steuern, Bilanzbuchhaltung und Controlling mitbringen. Schließlich will man sein Geld nicht für einen einfachen Sachbearbeiter versenken. Man schaltet entsprechende Stellenanzeigen, hofft auf einen Treffer, der das Anforderungsprofil abdeckt und begeht dabei einen Denkfehler. Denn die Buchhaltung an sich hat sich grundlegend verändert. Heute gilt der Fokus: Der Prozess! Nicht das Personal … .

Wenn Prozesse komplett kippen

1888 ging Kodak mit dem Slogan „Sie drücken den Knopf, wir machen den Rest.“ an den Markt. 100 Jahre lang funktionierte dieses Geschäftskonzept hervorragend. Millionen Menschen wurden begeisterte Hobbyfotografen, die Kameras und Silberfilme kauften. Die Älteren werden sich noch erinnern: Es gab unterschiedliche Formate an Filmen. Diese wurden in die Kamera gesetzt, auf eine Spule gezogen und man konnte die vorgegebene Anzahl an Bildern abfotografieren. Dann wurde der Film komplett abgespult, entnommen und in ein Fachgeschäft zur Entwicklung gebracht. Es dauerte einige Tage bis man das Ergebnis dort wieder abholen und in ein Album kleben konnte. Was die Branche damals nicht vorhersehen konnte: Mit der Digitalisierung kippte dieser Prozess völlig. Das Geschäft mit Filmrollen für Kameras brach drastisch ein. Traditionsunternehmen konnten sich nicht mehr behaupten und mussten innovativen Unternehmen Platz machen. Dabei ging das Geschäft mit der Fotografie auf eine komplett andere Art und Weise steil durch die Decke.

Von der Fotografie zur Buchhaltung

Ähnlich verhält es sich heute mit der Buchhaltung. Wer setzt sich denn heute noch mit einem Stapel Rechnungen vor den PC und tippt die einzelnen Positionen ab? Prüft anschließend, ob er sich nicht an einer Stelle vertippt hat und drückt dann einen „Buchung“-Button? Ein wirklich gut aufgesetzter Buchhaltungsprozess verläuft heute so, dass ein Scan vom System ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen wird. Dabei wird durch die Erkennung von Buchungstexten und Formaten oftmals schon eine Automatisierung ermöglicht. D.h.: Der Buchhalter wird im Zweifelsfall auch nicht mehr für eine korrekte Kontierung benötigt. Bleibt die Frage: Warum beschäftigt man sich noch so intensiv mit dem Buchhalterprofil, dem Personal und nicht mit dem Prozess der Buchhaltung?

Digitalisierung: Prozesse statt Personal in der Buchhaltung

Wer die Prozesse steuert, kann sich oft Kosten für und Kummer mit Personal sparen.

Unser Angebot an Sie

Wir helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung aus dem „analogen“ Zeitalter in ein digitales Format zu überführen. Statt hohe Kosten für Anzeigen, Bewerberrunden, Einarbeitung und Strukturen zu verursachen, stellen wir Ihnen unsere Kompetenz und unsere schlanken Prozesse günstig zur Verfügung. Das Beste: Sie bekommen Transparenz in Ihre Kosten: Wir rechnen lediglich nach anfallendem Aufwand ab. Wenn Sie Ihre Buchhaltung und den tatsächlichen Aufwand an Dokumenten verstanden haben, können wir Ihnen helfen, das leidige Thema „qualifiziertes Personal zu wirtschaftlich sinnvollen Konditionen“ zu Prozessoptimierung zu verlagern.

Forderungsausfällen clever vorbeugen!-Debitoren besser im Griff haben

Geld muss fliessen

Es ist ein harter Prozess, den viele Selbständige durchlaufen.

  • Man hat seine Berufung gefunden.
  • Man hat Auftraggeber gefunden.
  • Man ist mit Elan an die Herausforderungen gegangen und hat eine gute Leistung erbracht.
  • Man hat nach allen Vorgaben und Auflagen ordentliche Rechnungen geschrieben und verschickt. Nur: Irgendwann stellt sich die Erkenntnis ein, dass es keinen Geldeingang auf dem eigenen Konto gibt. Kummer mit dem König Kunden? Dann ist es Zeit, Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

König Kunde: Wo Sprichwörter schaden

Wir alle kennen das alle Unternehmen prägende Sprichwort „Der Kunde ist König!“ Und da wir alle gerne von ihm leben, wünscht man ihm gerne ein „Lang lebe der König!“ Problematisch wird es, wenn sich herausstellt, dass es um die Zahlungsmoral des Monarchen nicht so gut bestellt ist. Das Thema offen ansprechen oder gar mahnen? Könnte von manchen Königen als Majestätsbeleidigung ausgelegt werden. Clevere Unternehmer setzen dann auf Diplomatie und warten auf den richtigen Augenblick. Schließlich gilt auch das deutsche Sprichwort: „Gehe nicht zu Deinem Fürst, wenn Du nicht gerufen wirst.“ Bleibt die Frage: Wie lange darf man warten, bis man verhungert? Und wenn man das Thema anschneidet, hat man dann nicht schon signalisiert, dass man sich in einer „Bettler-Rolle“ befindet? Plötzlich ahnt man, dass der böse Chef-Spruch: „Stress hat nur der Leistungsschwache.“ nicht zwingend zutrifft.

Forderungsausfälle sind gefährlich

Die Gefahr ausstehender Forderungen

Umgang mit Forderungsausfällen

Dieser Spagat zwischen Kundenfreundlichkeit und dem Zwang, seine Forderungen einbringen zu müssen, treibt bisweilen Blüten, die ahnen lassen, dass das Problem in Deutschland häufiger auftritt, als man denkt. Dass die Hell`s Angels mit einem Inkassounternehmen 2011 in die Schlagzeilen gerieten, Google für Russen-Inkasso bemerkenswerte Treffer ausspuckt und die „schwarzen Schatten“ mit der Scham Zahlungssäumiger spielen, zeigt auch: Forderungsmanagement ist ein lukratives Geschäft. Allerdings auch eins, das moralisch bisweilen ins Kraut schiesst. Natürlich kann man Zahlungsausfällen mit Factoring vorbeugen, aber auch hier gibt es einige Regeln zu beachten, die durchaus zu Kummer führen können, wenn man nicht nah an seinen buchhalterischen Pflichten bleibt. Oder wenn der „König“ Factoring als Misstrauen ihm gegenüber interpretiert.

Prävention statt Reaktion

Wir von Run my Accounts glauben, dass man diesem Thema mit unseren Tools und unserer Philosophie erfolgreich begegnen kann. Man muss nicht bis zur großen Eskalation warten. Jemand, der auf gute Strukturen und fest definierte, belastbare Prozesse zurückgreift, wird mit seiner Transparenz und Zuverlässigkeit die Zahlungsmoral der Kunden heben. Bei den Debitoren, die tatsächlich ihre Forderungen nicht begleichen können und wollen, muss man auch nicht lange kommunizieren oder Kapital verschenken, indem man einfach weitermacht. Unser Monitoring sorgt früh für klare Erkenntnisse. So trifft man zeitnah gute Entscheidungen und es gelingt,  Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

Unsere Philosophie

Unsere Philosophie basiert auf der Erkenntnis, dass man mit Prävention besser fährt als mit Reaktion. Die moralische Disposition seines Königs frühzeitig zu erkennen, pünktlich sauber zu kommunizieren und entsprechend zu handeln, verhindert blutige Auseinandersetzungen und im Zweifelsfall auch immer den eigenen Ruin. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mit Ihren Tätigkeiten nicht in Schieflage geraten wollen. Noch jetzt gibt es jedes Jahr ca. 20.000 Insolvenzen ehemals Selbständiger und noch einmal 20.000 Unternehmensinsolvenzen. 

Wie wir es machen

Das Geniale unserer Dienstleistung liegt in der von uns entwickelten agilen Software begründet: Sie können Ihre Buchhaltung rechtskonform nach Ihrer CI anpassen und damit auch die Kommunikation mit Ihren Kunden frei gestalten. Wir passen die Templates so an, dass Sie entscheiden, ob Sie freundlich erinnern oder streng mahnen, bzw. hart drohen. Sie können bei Auslandskunden Ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen in deren Landessprache aufsetzen. Sie entscheiden, wie Sie Ihre Debitorenberichte und den Debitorenspiegel transparent und Ihren Anforderungen gerecht gestalten. Vor allen Dingen können Sie jederzeit und überall erkennen, wie es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden steht und ob die von Ihnen definierten Kreditlimite eingehalten wurden.

 

 

 

 

It’s all about numbers… Wie Buchhaltung großer Sport wird

It's all about numbers... Wie Buchhaltung großer Sport wird

Wir saßen bei unserem Lieblingsitaliener und sprachen über die Lektionen unseres Lebens. Er erzählte mir von einem amerikanischen Vortragsredner, der zwei prägende Sätze in seine Ansprache eingebaut hatte.

Seine erste These lautete:

“Business is a game!”

Seine zweite Aussage:

“It`s all about numbers.”

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Warum ich Buchhaltung liebe, Buchhaltung ist Kunstform

Warum ich Buchhaltung liebe, Buchhaltung ist Kunstform

“Wir alle, die wir träumen und denken, sind Buchhalter und Hilfsbuchhalter in einem Stoffgeschäft oder irgendeinem anderen Geschäft in irgendeiner Unterstadt. Wir führen Buch und erleiden Verluste; wir ziehen die Summe und gehen vorüber; wir schließen die Bilanz, und der unsichtbare Saldo spricht immer gegen uns”.

Fernando Pessoa

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Abgabefrist der Steuererklärung – Wie viel Zeit bleibt mir noch?

 

Abgabefrist der Steuererklärung - Wie viel Zeit bleibt mir noch?

Die letzte Abgabefrist der Steuererklärung für 2018 ist erstmals der 31. Juli 2019. Wer also in den Urlaub fahren möchte, seine Steuererklärung noch nicht eingereicht hat, sollte schnell um eine Verlängerung bitten!

Die Abgabefrist wurde erst seit diesem Jahr um zwei Monate verlängert. Der Hintergrund ist, dass alle Bürgerinnern und Bürger mehr Zeit bekommen sollten, ihre Steuererklärungen effektiv zu gestalten. Sommer, Sonne, Sonnenschein. Wer denkt im Sommer schon an seine Steuererklärung? Weiterlesen

Was sind Abschreibungen? – Die 4 wichtigsten Fragen

Was sind Abschreibungen? - Die 4 wichtigsten Fragen

Was versteht man unter Abschreibungen?

Abschreibungen sind Wertminderungen von Vermögensgegenständen in einem Unternehmen (Maschinen, Gebrauchsfahrzeuge etc.). Weiterlesen

Als KMU richtig investieren: Amortisation

Als KMU richtig investieren: Amortisation

In unserer Blogreihe Als KMU richtig investieren widmen wir uns heute dem Thema: Amortisation von Gebrauchsgütern im Unternehmen. Wenn Sie Maschinen oder Werkzeuge für das eigene Unternehmen als Investition anschaffen wollen, macht es Sinn diese Anschaffungen aus Sicht der Geldflüsse zu betrachten. 

Zur Beurteilung wann (und ob) sich eine Investition in neue Gebrauchsgüter lohnt, wird häufig die Berechnung der Amortisation angewendet.

Grundbegriffe:

Was ist eine Amortisation?

Amortisation stellt den Prozess dar, bei welchem eine getätigte Investition durch die daraus erzielten Einnahmen gedeckt werden.

Was sind Gebrauchsgüter?

Grundsätzlich kann man zwischen Gebrauchs- und Verbrauchsgütern unterscheiden. Verbrauchsgüter zeichnen sich dadurch aus, dass diese nur einmalig genutzt werden können. Gebrauchsgüter hingegen, können mehrmals verwendet werden. Im unternehmerischen Kontext stellen diese Art Güter oft Maschinen, Autos und Werkzeuge dar, welche zur Produktion von Produkten oder zur Erbringung einer Dienstleistung genutzt werden.

Grundgedanke der Amortisation:

Man spricht von einer kompletten Amortisation, wenn die Höhe der erwirtschafteten Erträge die Höhe der Anschaffungskosten (Investition) erreicht.
Der Grundgedanke der Amortisation richtet sich danach, dass eine Investition sich erst dann gelohnt hat, wenn die aus der Anschaffung ermöglichten Einnahmen, die Höhe Anschaffung selbst übertrifft. Nach der Amortisation kann dank des höheren Umsatzes auch meist ein höherer Gewinn generiert werden. Neues Einkommen bildet in den meisten Fällen den Grundgedanken hinter der getätigten Investition.

Amortisationsrechnung:

Um ein besseres Verständnis zu erhalten ob sich eine durch uns geplante Anschaffung lohnt, sollten wir im Vorfeld eine Amortisationsberechnung durchführen. Die Amortisationsrechnung dient zugleich auch der Planung und Bereitstellung der finanziellen Mittel. Mit der Berechnung der Amortisation wollen wir vor allem die Amortisationszeit erfahren.

Amortisationszeit

Gemäss der obigen Beschreibung ist die Amortisationszeit also die Zeitdauer welche verstreicht, bis das investierte Geld in Form von Einnahmen gänzlich zurück in unser Unternehmen geflossen ist. Die grundlegende Formel der Amortisationsrechnung lautet wie folgt:

Amortisationszeit (in Jahren) = Kapital / Ertrag (pro Jahr)

Die Amortisationsrechnung kann auf zwei verschiedene Varianten ausgeführt werden. Statisch oder dynamisch. Bei einer dynamischen Amortisation werden zusätzlich zu den Anschaffungskosten auch die Zinsen oder der Zinsertrag mit einbezogen. Die Formel wird deshalb um den durchschnittlicher Gewinn nach Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen erweitert. In der statischen Berechnung werden die Zinsen vernachlässigt.

Dynamische Amortisationsrechnung

Amortisationszeit (in Jahren) = Anschaffungskosten / durchschnittlicher Gewinn

Statische Amortisationsrechnung

Amortisationszeit in Jahren = Kaufpreis / Gewinn pro Jahr

Ein Beispiel für eine Amortisationsrechnung finden Sie hier.

Zusammenfassung:

  1. Die Amortisation beschreibt die Deckung einer Investition durch den Ertrag, welcher aus eben dieser Investition ermöglicht wurde.
  2. Die Amortisationszeit beschreibt folglich die Zeitdauer bis sich eine Aufwendung amortisiert hat.
  3. Zum besseren Verständnis und zur Planung wird eine Amortisationsrechnung erstellt. Diese kann statisch oder dynamisch berechnet werden.

Als KMU richtig investieren: Amortisation

Betriebsveranstaltung – Freibetrag in Höhe von 110 EUR

 

Betriebsveranstaltung - Freibetrag in Hoehe von 110 EUR

Im Jahr gibt es verschiedene Anlässe, welche sehr gerne für Betriebsveranstaltungen genutzt werden. Sei es die Weihnachtsfeier oder ein Jubiläum. Wir beantworten die wichtigsten Fragen: Was ist eine Betriebsveranstaltung? Wie können Sie sie steuerlich absetzen und gibt es einen Freibetrag?

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