Faktenbasierte Entscheidungen: Wie gut ist Ihre Buchhaltung?

Grundproblem: Fakten oder Fake?

„Ich traue nur Zahlen, die ich selbst gefälscht habe!“

(Buchhaltungsspruch)

Jeder Mensch, der einmal einen Managementkurs besucht oder eine Führungsposition inne hat, weiß um die Bedeutung „faktenbasierter Entscheidungen“. Das Problem in unserem postfaktischen Zeitalter liegt auf der Hand: Was ist Fakt und was ist Fake? Dazu kommt, dass mit der Digitalisierung eine neue Herausforderung auf uns zukommt: „In der digitalen Welt wäscht ein Permaregen der Informationen ganz zentrale Standards wie Objektivität und Wahrheit aus.“, so Eduard Kaeser am 22.08.2016 in der NZZ. Und unter dieser Prämisse muss man die Frage aufwerfen: Mit welchen Fakten aus welchen Reports steuern Manager und Unternehmer ihre Betriebe? Wie weit darf man dem hausinternen Berichtswesen noch trauen? Selten war der alte Buchhaltungsspruch „Ich traue nur Zahlen, die ich selbst gefälscht habe!“ so zutreffend wie heute. Wie gut ist Ihre Buchhaltung?

Die Rolle des Buchhalters

Viele Zahlen zur Steuerung eines Betriebs holt man sich üblicherweise aus der Buchhaltung. Wo steht man im Cashflow? Wie hoch sind unsere Verbindlichkeiten? Welche unserer Forderungen sind noch offen? In welchem Verhältnis stehen Personalkosten zu den Umsätzen? Welche Faktoren belasten mein Ergebnis? Um wirklich belastbare Aussagen zu erhalten, kommt es auf den Buchhalter an. Hat er zeitnah gebucht? Ein Buchhalter, der sich beim Verbuchen der Banken über Gebühr Zeit lässt, kann keine gehaltvolle Aussage über offene Kreditoren und Debitoren geben. Denn der Entscheidungsträger nicht sieht, was an Geldein- und Ausgängen noch verbucht werden muss. Hat er korrekt kontiert? Wenn Beträge auf den falschen Konten verbucht sind, taugt die Buchhaltung nicht mehr zur Entscheidungsfindung. Und ein Buchhalter, der den Vorgang als solchen nicht versteht und aus mangelndem Verständnis falsch abbildet, entzieht der Buchhaltung die Berechtigung zu faktenbasierten Entscheidungen.

Grenzen zur Fahrlässigkeit

Es ist in einem Betrieb nur menschlich, wenn Fehler weggedrückt werden. Wenn Menschen nicht die Verantwortung für ihr Handeln übernehmen. Wenn es allerdings an Buchhaltung kommt, kann man sich diese menschliche Sicht nicht erlauben, ohne fahrlässig zu werden. Buchhalterische Fehler machen einen gegenüber Dritten (Finanzamt, Wirtschaftsprüfern, Kreditgebern) angreifbar und können als Entscheidungsgrundlage katastrophale Konsequenzen haben. Einen Eindruck, wie unangenehm falsche Grundannahmen in Berechnungen sein können, kann man hier bekommen: Und ja, es trifft nicht immer nur die öffentliche Hand, sondern auch sehr häufig Privatunternehmen. Und natürlich ist es für Führungskräfte immer unangenehm, wenn man sich blind wie ein Maulwurf durch sich nicht erschließende Zahlenwerke kämpfen muss.

Unser Anspruch an Buchhaltung

Grundsätzlich orientiert man sich immer erst einmal an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB`s). Darüber hinaus sollte man seine Buchhaltung aber auch als transparenten Zauberwürfel sehen, der mit seinem Input optimal verschiedene Paradigmen abbildet. Wenn es einem gelingt, die eigene Buchhaltung in ein gutes Monitoring und Controlling zu überführen, kann man tatsächlich von „faktenbasierten Entscheidungen“ sprechen. Grauzonen werden ausgeschlossen und der Entscheidungsträger ist nicht mehr auf sein Bauchgefühl angewiesen. Dazu muss die Buchhaltung natürlich zeitnah und absolut verlässlich agieren. Denn wenn durch „falsche“ Zahlen und schlechte Entscheidungen das Vertrauen in die Buchhaltung erst einmal erschüttert ist, bewegt man sich auf dünnem Eis. Wir von der Run my Accounts liefern mit unserer Buchhaltung den Grund für faktenbasierte Entscheidungen.

Forderungsausfällen clever vorbeugen!-Debitoren besser im Griff haben

Geld muss fliessen

Es ist ein harter Prozess, den viele Selbständige durchlaufen.

  • Man hat seine Berufung gefunden.
  • Man hat Auftraggeber gefunden.
  • Man ist mit Elan an die Herausforderungen gegangen und hat eine gute Leistung erbracht.
  • Man hat nach allen Vorgaben und Auflagen ordentliche Rechnungen geschrieben und verschickt. Nur: Irgendwann stellt sich die Erkenntnis ein, dass es keinen Geldeingang auf dem eigenen Konto gibt. Kummer mit dem König Kunden? Dann ist es Zeit, Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

König Kunde: Wo Sprichwörter schaden

Wir alle kennen das alle Unternehmen prägende Sprichwort „Der Kunde ist König!“ Und da wir alle gerne von ihm leben, wünscht man ihm gerne ein „Lang lebe der König!“ Problematisch wird es, wenn sich herausstellt, dass es um die Zahlungsmoral des Monarchen nicht so gut bestellt ist. Das Thema offen ansprechen oder gar mahnen? Könnte von manchen Königen als Majestätsbeleidigung ausgelegt werden. Clevere Unternehmer setzen dann auf Diplomatie und warten auf den richtigen Augenblick. Schließlich gilt auch das deutsche Sprichwort: „Gehe nicht zu Deinem Fürst, wenn Du nicht gerufen wirst.“ Bleibt die Frage: Wie lange darf man warten, bis man verhungert? Und wenn man das Thema anschneidet, hat man dann nicht schon signalisiert, dass man sich in einer „Bettler-Rolle“ befindet? Plötzlich ahnt man, dass der böse Chef-Spruch: „Stress hat nur der Leistungsschwache.“ nicht zwingend zutrifft.

Forderungsausfälle sind gefährlich

Die Gefahr ausstehender Forderungen

Umgang mit Forderungsausfällen

Dieser Spagat zwischen Kundenfreundlichkeit und dem Zwang, seine Forderungen einbringen zu müssen, treibt bisweilen Blüten, die ahnen lassen, dass das Problem in Deutschland häufiger auftritt, als man denkt. Dass die Hell`s Angels mit einem Inkassounternehmen 2011 in die Schlagzeilen gerieten, Google für Russen-Inkasso bemerkenswerte Treffer ausspuckt und die „schwarzen Schatten“ mit der Scham Zahlungssäumiger spielen, zeigt auch: Forderungsmanagement ist ein lukratives Geschäft. Allerdings auch eins, das moralisch bisweilen ins Kraut schiesst. Natürlich kann man Zahlungsausfällen mit Factoring vorbeugen, aber auch hier gibt es einige Regeln zu beachten, die durchaus zu Kummer führen können, wenn man nicht nah an seinen buchhalterischen Pflichten bleibt. Oder wenn der „König“ Factoring als Misstrauen ihm gegenüber interpretiert.

Prävention statt Reaktion

Wir von Run my Accounts glauben, dass man diesem Thema mit unseren Tools und unserer Philosophie erfolgreich begegnen kann. Man muss nicht bis zur großen Eskalation warten. Jemand, der auf gute Strukturen und fest definierte, belastbare Prozesse zurückgreift, wird mit seiner Transparenz und Zuverlässigkeit die Zahlungsmoral der Kunden heben. Bei den Debitoren, die tatsächlich ihre Forderungen nicht begleichen können und wollen, muss man auch nicht lange kommunizieren oder Kapital verschenken, indem man einfach weitermacht. Unser Monitoring sorgt früh für klare Erkenntnisse. So trifft man zeitnah gute Entscheidungen und es gelingt,  Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

Unsere Philosophie

Unsere Philosophie basiert auf der Erkenntnis, dass man mit Prävention besser fährt als mit Reaktion. Die moralische Disposition seines Königs frühzeitig zu erkennen, pünktlich sauber zu kommunizieren und entsprechend zu handeln, verhindert blutige Auseinandersetzungen und im Zweifelsfall auch immer den eigenen Ruin. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mit Ihren Tätigkeiten nicht in Schieflage geraten wollen. Noch jetzt gibt es jedes Jahr ca. 20.000 Insolvenzen ehemals Selbständiger und noch einmal 20.000 Unternehmensinsolvenzen. 

Wie wir es machen

Das Geniale unserer Dienstleistung liegt in der von uns entwickelten agilen Software begründet: Sie können Ihre Buchhaltung rechtskonform nach Ihrer CI anpassen und damit auch die Kommunikation mit Ihren Kunden frei gestalten. Wir passen die Templates so an, dass Sie entscheiden, ob Sie freundlich erinnern oder streng mahnen, bzw. hart drohen. Sie können bei Auslandskunden Ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen in deren Landessprache aufsetzen. Sie entscheiden, wie Sie Ihre Debitorenberichte und den Debitorenspiegel transparent und Ihren Anforderungen gerecht gestalten. Vor allen Dingen können Sie jederzeit und überall erkennen, wie es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden steht und ob die von Ihnen definierten Kreditlimite eingehalten wurden.

 

 

 

 

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