Digitalisierung der Buchhaltung – Wie sieht es aus?

Verabschieden Sie sich vom nervigen Papierkram. Die Digitalisierung der Buchhaltung steht heutzutage ganz weit oben auf der Liste.

Buchhaltungen werden heutzutage in digitaler Form mit eingescannten Belegen verarbeitet. Die altmodische Buchhaltung in Papierform gibt es nicht mehr. Diese Bearbeitung ist leider nicht mehr zeitgemäß und nicht mehr effizient.

Vorteile: Sie als Unternehmer sparen somit viel Zeit. Sie schonen bei einer digitalen Buchhaltung künftig die Umwelt und Sie können die „alten“ Papierbelege restlos entsorgen.

Welche Rechnungen sollten digitalisiert werden?

• Bank-Kontoauszüge
• Kassenbücher
• Kunden- und Lieferantenrechnungen (Debitoren und Kreditoren)
• etc.

Was spricht gegen die Digitalisierung?

Zunächst muss in jedem Fall ein hoher Umstellungsaufwand bedacht werden. Das heißt alle Rechnungen müssen zunächst eingescannt werden. Was passiert, wenn das Internet ausfällt oder es einen Stromausfall gibt? Solche Faktoren sollten vor einer Entscheidung der digitalisierten Buchhaltung unbedingt bedacht werden.

Warum ist die Digitalisierung der Buchhaltung so wichtig?

Manuelles Arbeiten ist generell fehleranfälliger als automatisiertes Arbeiten. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Ungewissheit können dazu führen, dass einem Mitarbeiter unabsichtlich Fehler unterlaufen.

Folgen: Die Rechnungen werden nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt.

Was bedeutet dies für Sie als Unternehmer?

Dies bedeutet das es zu einem Zahlungsverzug oder zu fehlenden Zahlungsein- oder -Ausgängen kommt. Treten diese Dinge öfters auf, leitet das ganze Unternehmen darunter. Damit solche Fehler vermieden werden, ist ein digitale Zwischenstation eine große Hilfe. Was bedeutet das? In dieser Zwischenstation werden die Rechnungen zunächst festgehalten, bis diese von Ihnen als Unternehmer genehmigt werden. Das Vier-Augen-Prinzip ist hierbei wichtig. Erst dann landen diese Rechnungen in der Buchhaltung.

Papierordner können sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument sucht, aber nicht genau weiß wo dieses abgelegt ist, können viele Stunden vergehen. Die Digitalisierung der Buchhaltung sorgt dafür, dass jede Rechnung durch die Vergabe eines Barcodes leicht wiederzufinden ist. Gibt man die Nummer eines Barcodes in der digitalen Buchhaltung ein, wird die Rechnung direkt ersichtlich sein.

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