Was kostet ein Mitarbeiter wirklich? – Mitarbeiterkosten

Mitarbeiterkosten sind eine stark unterschätzte Kostenposition. Die Kosten eines Unternehmens sollte jeder Unternehmer sehr gut kenn und nicht unterschätzen. Nur so wird Ihr Unternehmen erfolgreich sein! Pro Monat kostet ein Mitarbeiter mit einem Bruttolohn von 5.800 EUR im Osten Deutschlands und 6.500 EUR im Westen Deutschlands. Das sind für einen Arbeitgeber im Osten 76,28 EUR und im Westen 82,57 EUR pro Stunde.

Dieser Stundensatz kann nur über eine Vollkosten berechnet werden. Dabei stellt sich die Frage: Welche Komponenten müssen hier berücksichtigt werden? Wir haben Ihnen in einer Excel Datei (gratis Download) eine Berechnung zusammengestellt, damit Sie Ihre Vollkosten exakt berechnen können.

Einschätzung der Kosten

Leider werden die Vollkosten für einen Arbeitsplatz immer wieder viel zu tief eingeschätzt. Für die Kostenberechnung darf nicht nur der ausbezahlte Nettolohn eines Mitarbeiters beigezogen werden, sondern weitere Kostenarten.

• Direkte Lohnkosten eines Mitarbeiters sind der Bruttolohn, der 13. Monatslohn und die Sozialversicherungen, welche je nach Alter des Mitarbeiters und der Versicherungslösung bei ca. 17% des Bruttolohnes betragen.
• In effizienten Organisationen betragen die durchschnittlichen IT-Kosten 200 EUR pro Mitarbeiter pro Monat. Dazu zählen E-Mail-Infrastruktur, PC-Support, PC-Kosten und Software. Auch die Büromöbel müssen angeschafft werden. Hier darf nicht nur ein Pult und ein Bürostuhl mit eingerechnet werden. Ein Mitarbeiter braucht auch einen Platz in der Cafeteria, im Sitzungszimmer usw.
• Ein durchschnittlicher Büromitarbeiter benötigt 12 bis 15 Quadratmeter pro Arbeitsplatz (inklusive Gang, Sitzungszimmer, Aufenthaltsräume etc.). Arbeitsplatz, Küche, Toiletten müssen gereinigt werden und benötigen Strom. Auch Hauswartungsarbeiten fallen an und die Infrastruktur muss bewirtschaftet werden.
• Der Mitarbeiter muss zudem ausgebildet werden und ist in den ersten drei Monaten seiner Einarbeitung zwangsläufig weniger produktiv. Für externe Ausbildungen ist ein Mitarbeiter abwesend und häufig beteiligt sich ein Arbeitgeber an den Ausbildungskosten.
• Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Kaffee und Mineralwasser oder bieten Früchte und Kuchen an.
• Neben Büromaterial kommen auch weitere Administrationskosten hinzu, beispielsweise für die Lohnbuchhaltung, die Buchhaltung, Versicherungen usw.
• Jeder Mitarbeiter muss geführt werden. Die durchschnittliche Führungsspanne eines Managers beträgt 8 bis 10 Mitarbeiter.

Gemäss unserer Berechnung kommt damit für einen Mitarbeiter mit einem monatlichen Bruttolohn im Osten Deutschlands von 5.800 EUR und im Westen Deutschlands von 6.500 EUR. Insgesamt beträgt der Kostenblock im Osten Deutschlands 10.068,45 EUR und im Westen Deutschlands 10.898.61 EUR.

Wieso Vollkostenrechnung für die Mitarbeiterkosten nutzen?

Wirtschaftliche Entscheidungen erfordern eine vollständige Analyse. Dies gilt insbesondere für die Ermittlung Ihrer Mitarbeiterkosten. Oft wird behauptet, das Büro sei ja sowieso gemietet, die Versicherungen müssten trotzdem bezahlt, der Mailserver sei gekauft und ein alter PC stehe bereits im Büro zur Verfügung. Damit sei man nur noch mit etwas Lohn- und Sozialversicherungskosten konfrontiert. Diese Argumentation scheint uns jedoch nicht stichhaltig. Mittel- bis langfristig müssen alle Kosten berücksichtigt werden, nur die Unternehmen mit effizienten Strukturen welche sämtliche Kosten mit Umsätzen decken können sind schließlich überlebensfähig. Werden nur Teilkosten zur Entscheidung hinzugezogen, führt dies dazu, dass Produkte und Dienstleistungen aber auch interne Leistungen angeboten werden, die unter Berücksichtigung der Gesamtkosten nicht kostendeckend erstellt werden können.

Deshalb: Buchhaltung besser auslagern!

Zu den berechneten Vollkosten müssen beim Thema Buchhaltung noch weitere Kosten hinzugerechnet werden:

• Softwarekosten: Bei der Buchhaltung müssen die Anschaffung von teilweise teuren Softwarelizenzen wie auch deren Wartungskosten berücksichtigt werden.
• Auslastung: Die Anzahl der Belege schwankt übers Jahr stark. Gegen Ende des Jahres und im Januar gibt es mehr zu tun als z.B. in Monaten wie Juni oder August. Mitarbeiter in der Buchhaltung sind deshalb nicht regelmäßig gleich gut ausgelastet.
• Noch mehr Führungsaufwand: Weil Buchhaltung nur selten zu den Kernkompetenzen von Unternehmen gehört, müssen die Buchhalter auch anders gemanagt werden, wodurch weiterer Aufwand für die Unternehmen entsteht.
• Ständige Gesetzes- und Praxisänderungen: Ein Buchhalter ist mit sich ständig ändernden MwSt, Steuern, Sozialversicherungen, aber auch mit Bilanzierungsregeln konfrontiert. Eine permanente Weiterbildung ist hier unbedingt erforderlich, um nicht den Anschluss zu verpassen.

Deshalb raten wir: Buchhaltung auslagern! Run my Accounts bietet einen Buchführungsservice, der im Vergleich zu internen Lösungen mindestens ebenso einfach und aktuell ist.