Scannen von steuerrelevanten Papierbelegen: Dürfen Originalbelege vernichtet werden?

Dieser Blogbeitrag wurde auf Grundlage einer Ausarbeitung der Rechtsanwältin Silke Mani Kirady erstellt. Die Ausarbeitung stellen wir unseren Kunden gerne im Original zu Verfügung.

Eine Frage, viele betroffene Vorschriften und Gesetze

Die fortschreitende Digitalisierung des Arbeitsalltags hält Einzug in viele Unternehmen. Die vollständige Digitalisierung des Belegwesens birgt hierbei ein riesiges Potential. Die Optimierung von Verarbeitung, Archivierung, Auswertung, Platzbedarf und Transport der Dokumente sind hier sicherlich nur einige Beispiele.

Erstellt oder erhält ein Unternehmen steuerlich relevante Belege in Papierform, so berührt die Frage nach den geltenden Vorschriften zur Anfertigung und Aufbewahrung allerdings verschiedenste Vorschriften und Gesetze. Zum einen finden sich Vorgaben bspw. im Umsatzsteuergesetz oder auch in der Abgabenordnung. Außersteuerliche Gesetzesnormen, z.B. das Handelsgesetzbuch, oder spezielle Gesetze, darunter das Aktiengesetz oder das GmbH-Gesetz, enthalten ebenfalls eigene Vorgaben.

Ein Grundsatz (…mit Ausnahmen)

Grundsätzlich erlaubt die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 AO) die Aufbewahrung vieler Unterlagen in digitaler Form. Mit dem BMF Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hat die Finanzverwaltung Stellung bezogen: Im Kern des Erlasses heißt es, dass der Steuerpflichtige dafür Soge zu tragen hat, dass Scan und Original übereinstimmen, und dass der Prozess des Scannens (z.B. wer, wann, was und wie scannen darf) festgelegt sein muss. Sind die definierten Vorgaben erfüllt, so ist eine Vernichtung papierhafter Belege möglich, soweit es keine anderslautenden Vorschriften gibt.

Grundsätzlich könnte man also feststellen, dass die zusätzliche Aufbewahrung von Belegen in Papierform zumeist nicht erforderlich ist.

Die reine Abstellung auf die Abgabenordnung und entsprechende Erlasse des BMF bieten bei diesem Thema noch keine Rechtssicherheit

Die Vernichtung vom Originalbelegen birgt in der Praxis jedoch viele Risiken und Unwägbarkeiten. Es gibt einzelne Vorschriften (z.B. im Zollkodex oder der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung), die die Aufbewahrung von Originalbelegen ausdrücklich verlangen. Nach dem BMF Schreiben zu den GoBD hat der Steuerpflichtige im Einzelfall zu entscheiden, welche Dokumente durch eine Digitalisierung ihre Beweisfunktion verlieren und deshalb in Originalform aufbewahrt werden müssen. Dies macht eine Differenzierung notwendig, die aufwändige Prozesse, speziell ausgebildetes Personal, eine Kontrolle und auch wiederum Dokumentation sowie deren Aufbewahrung verlangt. Auch die Entwicklung eines Scan-Prozesses, der den Anforderungen der GoBD genügt ist aufwändig, muss dokumentiert und kontrolliert werden. Die genaue Ausgestaltung ist dem Unternehmer überlassen. Ebenfalls obliegt die Kontrolle dem Unternehmer und kann nicht von Rechts- oder Steuerberatern ausgeführt werden. Die Einhaltung der Anforderungen der Finanzverwaltung kann nicht anhand einer Prüfung durch diese testiert werden. Genauso haben die Testate Dritter haben keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzbehörde.

In diesem Zusammenhang ist insbesondere die kontrovers diskutierte Technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) TR-3138 RESISCAN aufzuführen. Diese soll Anwendern – auch aus der Wirtschaft – einen Leitfaden zur sicheren Gestaltung ihrer Prozesse für das sog. ersetzende Scannen bieten. Sie hat jedoch ausschließlich empfehlenden Charakter und regelt ausdrücklich nicht die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens. Die Richtlinie schafft somit auch keine endgültige Rechtssicherheit; zudem sind die Anforderungen der Richtlinie in vielen Punkten wesentlich höher, als die von der Finanzverwaltung formulierten.

Sollte es Differenzen zur Auffassung der Finanzbehörde geben, so zeigen sich diese zumeist erst nach Vernichtung der Originaldokumente. Bestreitet die Finanzverwaltung die Übereinstimmung von gescannten Dokumenten mit ihren vernichteten Originalen, kann der Steuerpflichtige jegliche verfahrensrechtlich zulässigen Beweismittel anbringen (z.B. Kopien). Ob und wie das Herbeischaffen von Zweitschriften bei einer Außenprüfung oder in einem finanzgerichtlichen Verfahren möglich ist, ist fraglich. Der Unternehmer riskiert, dass Vorsteuerabzugsbeträge oder gar Entlastungsbeweise in Verfahren verloren gehen.

Es kann nicht pauschal dazu geraten werden, Originalbelege nach dem Scannen zu vernichten.

Wir empfehlen unseren Kunden nach Übermittlung die einfache Ablage der Belege in einem Ordner. Da wir bei Run my Accounts ein elektronisches Archiv mit Volltext-Suche haben und die gesamten Kreditoren auch nach Lieferant filtern können, ist es oft praktischer, die Belege so zu archivieren. Sollten Sie wieder einmal einen Originalbeleg benötigen, kann dieser anhand der dem Buchungssatz zugeordneten Beleg-Nummer und dem Datum einfach aus dem Stapel gezogen werden.