Buchhaltungsfehler Nr. 1: Mangelhafte Debitorenkontrolle

Mangelhafte Debitorenkontrolle: Unsere Serie „Buchhaltungsfehler“ beginnen wir mit diesem Thema. Viele KMU machen in der Buchhaltung die gleichen Fehler. Das sehen und hören wir immer wieder, wenn neue Kunden zu uns kommen, die vorher Mühe mit der Buchhaltung hatten. Viele dieser Fehler kommen einem teuer zu stehen. In unserer Serie „Buchhaltungsfehler“ möchten wir die häufigsten Fehler in der Buchhaltung aufzeigen.

Es ist immer schön, wenn ein Kunde eine Rechnung begleicht und der Betrag auf dem Bankkonto erscheint. Eine Debitorenkontrolle zu führen ist jedoch für viele KMU zu mühsam und sie vertrauen blind darauf, dass ihre Kunden alle Rechnungen mit vollem Betrag bezahlen. Oft hören wir Aussagen wie „Unsere Kunden zahlen jede Rechnung“, „Wir hatten noch nie einen Debitorenausfall“ oder „Unsere Kunden sind die besten Zahler“. Wenn man sich bei diesen Aussagen nur aufs Gefühl verlässt, dann sind diese leider nicht viel wert. Im Gegenteil wägt man sich oft fälschlicherweise in der Komfortzone. Denn längst ist die Zahlungsmoral nicht so gut, wie sie sein sollte. Und auch bei den besten Zahlern geschehen Fehler oder es geht eine Rechnung verloren.

Wie kann es überhaupt passieren, dass keine Debitorenkontrolle stattfindet?

„Mein Buchhalter hat doch alles korrekt verbucht!“ hören wir oft. Das mag zwar stimmen. Viele KMU in Deutschland führen nur eine Finanzbuchhaltung und buchen ausschließlich die Zahlungsein- und Ausgänge nach. So kann es sein, dass fälschlicherweise nur die Zahlungseingänge verbucht werden. Die verschickten Rechnungen hingegen werden gar nicht erst beachtet. In einer Buchhaltung, die nur mit einem Finanzbuchhaltungs-Modul geführt wird (typische „Schuhschachtel-Buchhaltung“), werden keine offenen Positionen geführt. Und es findet in der Buchhaltung auch keine Debitorenkontrolle statt. Wenn überhaupt wird diese in einer meist vernachlässigten und fehleranfälligen Excel-Datei geführt.

Eine mangelhafte Debitorenkontrolle ist ein kritischer Buchhaltungsfehler, der Sie enorm viel kosten kann!

• Im Nachhinein ist die Bereinigung meist sehr zeitintensiv.
• Sie müssen alle Belege wieder zusammensuchen und diese mit Zahlungseingängen vergleichen.
• Sie verlieren schnell den Überblick, wenn Sie die Zahlungseingänge nicht sofort gewissenhaft und sauber einer offenen Rechnung zuweisen.
• Hohe Debitoren-Ausfälle sind dann die Konsequenz.

Was kann ich tun?

Wir raten dringend dazu, eine saubere Debitorenkontrolle zu führen. Dazu sollten sie gleich schon bei der Rechnungsstellung die Forderung gegenüber Ihrem Kunden notieren. Und zwar so, dass Sie diese beim Zahlungseingang nur noch abhaken können. Wenn Sie dies diszipliniert machen, dann sehen Sie zu jeder Zeit, wie viel Geld Ihnen welcher Kunde schuldet. In der Praxis ist dies jedoch leichter gesagt als getan. Für die meisten Unternehmen hat das Tagesgeschäft Vorrang und die Verbuchung von Zahlungseingängen wird oft heraus geschoben.

Wir raten davon ab, Excel für die Debitorenkontrolle zu verwenden:

1. Excel macht kein Spaß, und das ist ein wesentlicher Faktor, damit sie diszipliniert dran bleiben.
2. Excel ist sehr fehleranfällig: Verschiedene Versionen und Formelfehler können Ihnen das Leben schwer machen.
3. Excel bedeutet Doppelspurigkeit: Sie müssen sowohl die Rechnung schreiben als auch die offene Position notieren und den Zahlungseingang verbuchen. All das muss noch einmal in der Buchhaltung nachvollzogen werden

Daher raten wir Ihnen ein professionelles Debitoren-System mit Nebenbüchern zu führen. Bei einem unserer Partner wie easySYS oder smallinvoice finden Sie entsprechende Module, welche sie auch gleich mit der Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts verbinden können. Oder nutzen Sie eine Buchhaltungs-Software, welche eine integrierte Fakturierungs-Lösung mit Debitoren-Buchhaltung anbietet, wie zum Beispiel die Online-Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts.

Unser Fazit

Führen Sie eine disziplinierte Debitoren-Kontrolle, auch wenn das mühsam sein kann. Erfassen Sie verschickte Rechnungen immer sofort und ordnen Sie Zahlungseingänge laufend offenen Positionen zu. Wenn Ihnen das zu mühsam wird, langern Sie Ihre Buchhaltung an einen professionellen Dienstleister wie Run my Accounts aus, der Ihnen die offenen Positionen laufend managt und Sie in der Online-Buchhaltungs-Software oder per E-Mail auf dem Laufenden hält. Bei Run my Accounts werden Debitorenzahlungen tagesaktuell beim Eingang auf dem Bankkonto in unserer Online Buchhaltungs-Lösung verbucht. Somit kann dieser klassische Buchhaltungsfehler gar nicht passieren. Sie haben keine Sorgen mehr und können sich um wichtigere Tätigkeiten kümmern – ohne, dass Sie den Überblick verlieren. Und dies erst noch zum kleinen Preis.