Was sind Buchungsbelege?
Buchungsbelege sind Dokumente, welche Transaktionen in Ihrer Buchhaltung erklären oder veranlassen. Der einzelne Beleg dient dabei als Beweisurkunde und zeigt vor allem an, dass eine bestimmte Buchung korrekt ist sowie, dass eine Transaktion stattgefunden hat.
Woher kommen Buchungsbelege?
Belege können von außen in Ihr Unternehmen gelangen, beispielsweise:
- Rechnungen von Lieferanten
- Quittungen
- Bankbelege
- Schecks
- Kreditkartenabrechnungen
- Steuerbelege
- gegebenenfalls Strafbelege
Belege können intern erzeugt werden, beispielsweise:
- Rechnungen an Kunden
- Kassenjournale
- Lohnabrechnungen
- Gutschriften
- Stornos
- Abschreibungen
- Aufstellungen über Transitorische Buchungen
- Entnahmebelege in der Materialwirtschaft
- usw.
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
In der Buchhaltung gilt das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“! Dies gilt auch für Buchungsbelege. Jede einzelne Ihrer Transaktionen muss mit einem Beleg untermauert sein. Bei verloren gegangenen Originalbelegen, können Sie ausnahmsweise einen sogenannten „Notbeleg“ oder auch „Eigenbeleg“ selber anfertigen. In solchen Fällen können Sie jedoch keine Vorsteuer geltend machen. Die Buchungsbelege müssen Sie, wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen auch, 10 Jahre mit den anderen Buchhaltungsunterlagen aufbewahren.
Von Ihren Buchungsbelegen, muss sowohl eine Prüfspur in Ihre Buchhaltung bis zur MwSt-Abrechnung, als auch in umgekehrter Reihenfolge, sichergestellt werden. Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos verfolgbar bleiben und Sie müssen Ihre Belege geordnet aufbewahren. Damit können sie vor allem während einer Steuerkontrolle ohne Zeitverlust und Stress von Ihnen vorgewiesen werden. Nutzen Sie für Ihre Buchhaltungsprozesse gern auch unsere Gratis-Tool wie zum Beispiel:
Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog. Lesen Sie zum Beispiel auch unseren Beitrag 10 Pflichtangaben einer Rechnung. Sollten Sie Fragen haben, können Sie uns sehr gern kontaktieren.
Schreiben Sie uns gern auch einen Kommentar zu diesem Beitrag. Hat er Ihnen weiterhelfen können? Haben Sie Themenvorschläge?
Guten Tag, gilt eine ausgedruckte mail als Beleg?
Vielen Dank und freundliche Grüße,
Daniela Koch
Guten Tag Frau Koch,
gemäß § 238 HGB müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Mit anderen Worten kann eine ausgedruckte E-Mail sehr wohl als Buchungsbeleg dienen, aber die E-Mail selbst muss auch aufbewahrt werden.
E-Mails sind nämlich Handelsbriefe, welche gemäß § 257 HGB geordnet aufbewahrt werden müssen.
Mit freundlichen Grüßen
Sebastian Weitmann