ZUGFeRD: Run my Accounts ermöglicht seinen Kunden die E-Rechnung der Zukunft

Run my Accounts ist einer der ersten deutschen Buchhaltungs-Dienstleister, die das E-Rechnungs-Format ZUGFeRD anbieten. Ab heute können unsere Kunden den Versand solcher E-Rechnungen bei uns beantragen.

ZUGFeRD Rechnung im Adobe Reader

ZUGFeRD ist ein in Deutschland entwickeltes Format, welches auch International immer mehr Beachtung erhält. Es ermöglicht eine effizientere Verarbeitung von Rechnungen und minimiert dadurch administrative Kosten. ZUGFeRD-Rechnungen werden als PDF mit einer inkludierten XML-Datei verschickt. Diese ermöglicht eine automatische Verarbeitung im System, ohne administrativen Zusatzaufwand.

Schluss mit der Diskontinuität bei den verwendeten Medien

Unter einer E-Rechnung versteht man heute noch immer den Versand von PDF-Dokumenten. Diese bringen abgesehen von der Einsparung von Versandkosten und dem schnelleren Empfang in der Buchhaltung kaum einen Vorteil: PDF-Belege müssen – genau wie Papierbelege – mühsam abgetippt werden. Das klingt uns zu sehr nach 1990. Heute muss das anders gehen!

ZUGFeRD revolutioniert die Buchführung

Hinter dem eigenwilligen Namen verbirgt sich das Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist eine Spezifikation für einen revolutionären Standard zur elektronischen Rechnungsstellung. Am 25. Juni 2014 wurde die erste Version der Spezifikation vom FeRD (bestehend aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen) veröffentlicht.

ZUGFeRD ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen Lieferant und Empfänger in einem einfach auslesbaren, elektronischen Format. Dieser Rechnungsstandard ist branchenunabhängig universell einsetzbar. Es profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch Privatpersonen.

Auszug aus der maschinenlesbaren XML-Datei

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat besteht aus einem herkömmlichen PDF und einer angehängten maschinenlesbaren XML-Datei, die alle in der PDF-Rechnung enthaltenen Rechnungsinformationen beinhalten kann. Die so aufbereitete Rechnung ist dadurch sowohl für den Menschen als auch für die Maschine einfach lesbar. Das bedeutet auf Seite des Senders, aber auch des Empfängers der Rechnung eine erhebliche Minimierung der administrativen Arbeiten. In der Verarbeitung bietet das Format sehr viel Potenzial, da die Rechnung in der Buchhaltung komplett automatisch verarbeitet werden kann. Mit einer derartigen Prozess-Vereinfachung wird das Rechnungswesen in Zukunft sehr viel effizienter. Durch die Einführung von ZUGFeRD wird der Buchführungsaufwand in Zukunft auf den Datenaustausch und die inhaltliche und finanzielle Freigabe der Rechnung reduziert. Alle administrativen Mehraufwände und Zusatzkosten fallen weg.

Warum ZUGFeRD die Zukunft ist

Buchhaltung bietet in seiner heute immer noch sehr papierlastigen Form ein erhebliches Optimierungspotenzial für Digitalisierung. Bisher konnten sich E-Rechnungen aber bei KMU nicht richtig durchsetzen. Mit der Einführung dieses E-Rechnungsformates möchten wir ein Zeichen setzen und zur weiteren Etablierung des ZUGFeRD Formats in Deutschland beitragen. Wir sind fest davon überzeugt, dass es sich auch in anderen Europäischen Ländern als Standard etablieren wird.

Die Einführung von ZUGFeRD bei Run my Accounts

Kunden der Run my Accounts Deutschland AG können das Format schon jetzt bei der Rechnungsstellung nutzen. Die Etablierung des neuen Standards ist möglich, wenn eine Vielzahl der Unternehmen das Format verwendet und unterstützt. Wir machen heute den ersten Schritt dazu.

Auf der Beleg-Eingangs-Seite (Kreditoren) werden wir ZUGFeRD voraussichtlich bereits in der ersten Hälfte 2017 anbieten können. Wir entwickeln aktuell ein Upgrade unserer Belegverarbeitungs-Software, welche unter anderem auch ZUGFeRD Dateien verarbeiten wird. Mit diesem Update werden wir in der Lage sein, ZUGFeRD beim Versand aber auch beim Empfang vollautomatisch in unseren Prozess zu integrieren.