Buchhaltung für Consultants on the road

Was macht Consultants und deren Buchhaltung so anders?

Kaum ein Berufsbild ist so auf Leistung und Erfolg ausgelegt wie das des Consultants. Niemand behält einen schlechten Ratgeber lange an seiner Seite. Umgekehrt ist der Berater stets in enger Nähe von Entscheidungsträgern zu finden. Er geniesst diverse Privilegien, muss sich entsprechend hohen Anforderungen stellen. Ein Consultant, der nicht diszipliniert und gut strukturiert präsentiert, wird sich weder in einem Beratungsunternehmen noch aufreihen Markt lange halten können. Während ihm in großen Unternehmen meistens funktionierende Back-Office-Strukturen gestellt werden, ist der freie Berater oft auf sich gestellt oder muss sich auf seinen guten Draht zum Steuerberater verlassen. Da Berater aber naturgemäß viel unterwegs sind, kann das ein schwieriges Thema sein. Nicht bei uns, wir bieten Buchhaltung für Consultants- Run my Accounts for the road!

Ein Arbeitstag in Belegen

Michael B. muss viel reisen. Dabei generiert er viele Belege: Vom Flughafen mit dem Taxi zum Auftraggeber (1). Dort angekommen nimmt er an der ersten Besprechung teil. Für seine Präsentation hat er sich einen Voucher freischalten lassen (2) und ein längeres Kabel (3) gekauft. Da Michael den Hinweis bekommen hat, dass das Betriebsklima in dem Unternehmen nicht das Beste ist, lädt er drei Angestellte des mittleren Managements zum Essen bei einem Italiener vor Ort ein. Hier bezahlt er mit Mastercard. (Erster Bewirtungsbeleg, mit Eintrag der Gäste und Quittung der Zahlung). Von dort aus geht es für ihn in sein Hotel. Beim Checken seiner Mails stellt er fest, dass sein Telefonanbieter ihm online einen Link zu seiner neuesten Rechnung zur Verfügung gestellt hat. So geht es bis spät abends weiter. Jeder Vorgang generiert einen Beleg, der wiederum den Tag des Consultants spiegelt. Doch wer überführt diese in eine Buchhaltung für Consultants?

Belegablage wird zur Last

Schleppen und Verlust riskieren oder lieber scannen und Upload durchführen?

Reisen mit leichtem Gepäck

Silbermond hat mit „leichtes Gepäck“ einen Hit gelandet, die Run my Accounts bietet den Hit für reisende Consultants: Statt mit einer immer voller werdenden Tasche mit Belegen durch die Weltgeschichte zu reisen, kann man seine Belege kurz mit dem Smartphone scannen und per Upload in unsere Buchhaltungssysteme bringen. Digitalisierte Buchhaltung statt überbordender Papierablage! Ein weiterer Vorteil: Wo früher Belege abhanden gekommen sind, man die Mehrwertsteuer nicht mehr geltend machen konnte, hat man jetzt alles digital auf dem Server. So kann man jeden Vorgang in der Steuererklärung angeben. Der Clou: Man hat eine tagesaktuelle Buchhaltung. Darüber hinaus ein Monitoring, das einem überall und jederzeit erklärt, wo man mit seinen Forderungen, Verbindlichkeiten und dem Cashflow steht. Man kann seine Auslagen steuern und zeitnah Erstattungen garantieren. Denn Consultants, die ständig in Vorleistung gehen, ohne selbst pünktlich gezahlt zu werden, bekommen Cashflow-Probleme.

Wir können mehr

Nicht jeder Beleg lässt sofort den Inhalt erkennen.

Schaffen Sie es, den Belegtext sauber in Ihre Buchhaltung zu überführen?

„Verbuch das bitte mal. Der ist bei meinem Besuch in Korea angefallen.“

Eigentlich eine leichte Aufgabe, die aber viele Sachbearbeiter in der Buchhaltung überfordern dürfte. So einen Beleg zu verbuchen, treibt ein herkömmlichen Buchhaltungen die Kosten nach oben: Welchen Buchungstext soll man mitgeben? Was genau für ein Vorfall steckt dahinter? Wie wurde gezahlt?

Die Run my Accounts AG arbeitet mit einer agilen Software, die auf SQL-Ledger basiert und auch solche Vorfälle ohne großen Zeitaufwand ordentlich und nachvollziehbar verbuchen kann. Währungsdifferenzen und Umrechnungskurse stellen uns ebenfalls nicht vor Probleme. Und da alles zeitnah übertragen wird-  selbst wenn der Consultant sich in Korea aufhält- bilden wir die Belege immer sauber mit den Zahlungen in der Buchhaltung ab.

Und ganz ehrlich: Wenn man schon so viel Leistung bringt, so viel unterwegs ist, möchte man dann auch noch seine komplexe Buchhaltung selber erledigen? Dann tut man sich doch lieber etwas Gutes und vertraut diese Aufgabe der Run my Accounts an.

 

Forderungsausfällen clever vorbeugen!-Debitoren besser im Griff haben

Geld muss fliessen

Es ist ein harter Prozess, den viele Selbständige durchlaufen.

  • Man hat seine Berufung gefunden.
  • Man hat Auftraggeber gefunden.
  • Man ist mit Elan an die Herausforderungen gegangen und hat eine gute Leistung erbracht.
  • Man hat nach allen Vorgaben und Auflagen ordentliche Rechnungen geschrieben und verschickt. Nur: Irgendwann stellt sich die Erkenntnis ein, dass es keinen Geldeingang auf dem eigenen Konto gibt. Kummer mit dem König Kunden? Dann ist es Zeit, Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

König Kunde: Wo Sprichwörter schaden

Wir alle kennen das alle Unternehmen prägende Sprichwort „Der Kunde ist König!“ Und da wir alle gerne von ihm leben, wünscht man ihm gerne ein „Lang lebe der König!“ Problematisch wird es, wenn sich herausstellt, dass es um die Zahlungsmoral des Monarchen nicht so gut bestellt ist. Das Thema offen ansprechen oder gar mahnen? Könnte von manchen Königen als Majestätsbeleidigung ausgelegt werden. Clevere Unternehmer setzen dann auf Diplomatie und warten auf den richtigen Augenblick. Schließlich gilt auch das deutsche Sprichwort: „Gehe nicht zu Deinem Fürst, wenn Du nicht gerufen wirst.“ Bleibt die Frage: Wie lange darf man warten, bis man verhungert? Und wenn man das Thema anschneidet, hat man dann nicht schon signalisiert, dass man sich in einer „Bettler-Rolle“ befindet? Plötzlich ahnt man, dass der böse Chef-Spruch: „Stress hat nur der Leistungsschwache.“ nicht zwingend zutrifft.

Forderungsausfälle sind gefährlich

Die Gefahr ausstehender Forderungen

Umgang mit Forderungsausfällen

Dieser Spagat zwischen Kundenfreundlichkeit und dem Zwang, seine Forderungen einbringen zu müssen, treibt bisweilen Blüten, die ahnen lassen, dass das Problem in Deutschland häufiger auftritt, als man denkt. Dass die Hell`s Angels mit einem Inkassounternehmen 2011 in die Schlagzeilen gerieten, Google für Russen-Inkasso bemerkenswerte Treffer ausspuckt und die „schwarzen Schatten“ mit der Scham Zahlungssäumiger spielen, zeigt auch: Forderungsmanagement ist ein lukratives Geschäft. Allerdings auch eins, das moralisch bisweilen ins Kraut schiesst. Natürlich kann man Zahlungsausfällen mit Factoring vorbeugen, aber auch hier gibt es einige Regeln zu beachten, die durchaus zu Kummer führen können, wenn man nicht nah an seinen buchhalterischen Pflichten bleibt. Oder wenn der „König“ Factoring als Misstrauen ihm gegenüber interpretiert.

Prävention statt Reaktion

Wir von Run my Accounts glauben, dass man diesem Thema mit unseren Tools und unserer Philosophie erfolgreich begegnen kann. Man muss nicht bis zur großen Eskalation warten. Jemand, der auf gute Strukturen und fest definierte, belastbare Prozesse zurückgreift, wird mit seiner Transparenz und Zuverlässigkeit die Zahlungsmoral der Kunden heben. Bei den Debitoren, die tatsächlich ihre Forderungen nicht begleichen können und wollen, muss man auch nicht lange kommunizieren oder Kapital verschenken, indem man einfach weitermacht. Unser Monitoring sorgt früh für klare Erkenntnisse. So trifft man zeitnah gute Entscheidungen und es gelingt,  Forderungsausfälle clever zu vermeiden.

Unsere Philosophie

Unsere Philosophie basiert auf der Erkenntnis, dass man mit Prävention besser fährt als mit Reaktion. Die moralische Disposition seines Königs frühzeitig zu erkennen, pünktlich sauber zu kommunizieren und entsprechend zu handeln, verhindert blutige Auseinandersetzungen und im Zweifelsfall auch immer den eigenen Ruin. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mit Ihren Tätigkeiten nicht in Schieflage geraten wollen. Noch jetzt gibt es jedes Jahr ca. 20.000 Insolvenzen ehemals Selbständiger und noch einmal 20.000 Unternehmensinsolvenzen. 

Wie wir es machen

Das Geniale unserer Dienstleistung liegt in der von uns entwickelten agilen Software begründet: Sie können Ihre Buchhaltung rechtskonform nach Ihrer CI anpassen und damit auch die Kommunikation mit Ihren Kunden frei gestalten. Wir passen die Templates so an, dass Sie entscheiden, ob Sie freundlich erinnern oder streng mahnen, bzw. hart drohen. Sie können bei Auslandskunden Ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen in deren Landessprache aufsetzen. Sie entscheiden, wie Sie Ihre Debitorenberichte und den Debitorenspiegel transparent und Ihren Anforderungen gerecht gestalten. Vor allen Dingen können Sie jederzeit und überall erkennen, wie es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden steht und ob die von Ihnen definierten Kreditlimite eingehalten wurden.

 

 

 

 

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf – Teil 2

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 2

“Sinn ist mehr als die Summe von Lösungen”

Datev-Kongress: Und die Anwesenden werden nicht enttäuscht. Mit der Moderatorin Yve Fehring hat man ein Schwergewicht des Deutschen Fernsehens gewonnen. Und die Eröffnung nimmt Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV eG selbst in die Hand. Unter dem Motto “Digitalisierung leben” soll der Tag stehen. Dr. Mayr verweist auf die Auswüchse in unserer Gesellschaft, die Menschen, die im Stadtleben immer mit dem geneigten Kopf auf das Smartphone starrend an einem vorbeilaufen. Er erinnert daran, dass man – auch wenn alle heute sehr digital unterwegs seien- man den persönlichen Austausch suchen möge. Gerade in dieser Veranstaltung. Weiterlesen

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf – Teil 1

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 1

Inkompetenz-Kompensations-Kompetenz

Vorspiel Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 1

Nachdem ich mich in den ersten Wochen mit den Produkten und Gegebenheiten der Run my Accounts beschäftigt hatte, stand am Donnerstag, dem 12.09. eine Bildungsreise ins CCD nach Düsseldorf zum Datev Kongress 2019 an. Das Besondere an der Reise sind die beiden Begleiter: Thomas Brändle als Gründer der Run my Accounts AG und Sebastian Weitmann als CEO der Run my Accounts Deutschland AG sind zwei Schwergewichte, von denen man viel lernen kann.

Anreise

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 1

Von Rodenkirchen bis Köln Hauptbahnhof ist nach dem pünktlichen Start um 7:31 Uhr noch alles in Ordnung. Dann kommt es zu einem Triebschaden am ICE nach Dortmund. Das gibt Thomas und mir die Möglichkeit, einander besser kennenzulernen. Erinnert aber auch ein wenig daran, dass bei der Deutschen Bahn gerade einiges verbesserungswürdig ist. Randanekdote: Ich erkenne im Bordbistro eine Servicekraft wieder. Die freut sich so, dass Thomas und ich mit Keksen in Herzform einen Upgrade zu “Lieblingsgästen” erfahren.

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 1 An der Endhaltestelle “Aquazoo” angekommen, führt unser Weg durch den schönen Nordpark. Nach den Erfahrungen mit dem ICE, der anfangs noch hoffnungslos überfüllten U-Bahn am Hauptbahnhof in Düsseldorf, kommt beim Verlassen des Parks in Richtung Messe die nächste Irritation: Es sieht ganz eindeutig so aus, als müsse der Kongressort erst einmal gebaut werden. Wir drehen kurzzeitig in die falsche Richtung ab und erkundigen uns an der Messe nach dem Weg. Man muss tatsächlich an der Baustelle vorbei und kommt dann am Rheinufer gut an den Veranstaltungsort zu Datev.

David Richard Precht

Besuch auf dem Datev-Kongress 2019 in Düsseldorf - Teil 1 Erste gute Nachricht: Wir haben nichts verpasst und sind pünktlich zur Auftaktveranstaltung im Saal. Erste große Lektion von Thomas: Man setzt sich nicht unauffällig in die letzte Reihe wie früher bei Fahrten mit dem Schulbus. Man sieht zu, dass man möglichst nah an die Bühne und die Redner kommt. Gute Entscheidung! Denn so sitzen wir sehr nah an dem ersten Highlight des Tages: David Richard Precht!

Und: Wir bekommen aus unmittelbarer Entfernung das Brimborium zur Eröffnung mit. Die laut eingespielte Musik, den digitalen Countdown, den Schauspieler, der mit einem projizierten Hologramm eine Choreographie auf die Bühne zaubert. Der vollbesetzte Saal ist in gespannter Vorfreude.

 


Was die Zukunft bringt: Die Welt ist sehr komplex geworden

Was die Zukunft bringt: Die Welt ist sehr komplex geworden

 

“Of course I care about the future. I intend to spend rest of my remaining life in it.”

Mark Twain

Sich für die Zukunft zu interessieren oder gar zu begeistern, fällt angesichts der Entwicklungen unserer Zeit immer schwerer. Die Welt ist sehr komplex geworden. Wir werden mit Vorfällen konfrontiert, die wir in dieser Form noch nicht kannten und selten korrekt einschätzen können. Darüber hinaus ist die Welt leider auch deutlich schneller geworden. Wir bekommen nicht mehr die Zeit, Dinge in Ruhe zu analysieren, Ungereimtheiten aufzulösen und daraus gute Entscheidungen zu fällen.     Weiterlesen

Wie schaffst Du es, Dich im Homeoffice zu motivieren?

Wie schaffst Du es, Dich im Homeoffice zu motivieren?

Liebe Simone, kannst Du uns kurz etwas über Dich erzählen?

Ich bin Simone, komme aus Paderborn und arbeite nun schon seit über 4 Jahren als Online-Controllerin bei der Run my Accounts Deutschland AG. Nach meinem Studium bin ich nach Köln gezogen und habe dort meine Berufslaufbahn als erste Mitarbeiterin bei der damals neugegründeten Run my Accounts gestartet. Während dieser Zeit wurde ich umfangreich in meinem Tätigkeitsbereich eingearbeitet und habe eigene Mandanten übernommen, die ich bis heute noch betreue. Da ich nach einiger Zeit gerne wieder in meine Heimat zurückziehen wollte, wurde mir angeboten, die Arbeit aus dem Homeoffice weiterzuführen. Dies mache ich nun schon seit etwa 2 ½ Jahren.

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It’s all about numbers… Wie Buchhaltung großer Sport wird

It's all about numbers... Wie Buchhaltung großer Sport wird

Wir saßen bei unserem Lieblingsitaliener und sprachen über die Lektionen unseres Lebens. Er erzählte mir von einem amerikanischen Vortragsredner, der zwei prägende Sätze in seine Ansprache eingebaut hatte.

Seine erste These lautete:

“Business is a game!”

Seine zweite Aussage:

“It`s all about numbers.”

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Warum ich Buchhaltung liebe, Buchhaltung ist Kunstform

Warum ich Buchhaltung liebe, Buchhaltung ist Kunstform

“Wir alle, die wir träumen und denken, sind Buchhalter und Hilfsbuchhalter in einem Stoffgeschäft oder irgendeinem anderen Geschäft in irgendeiner Unterstadt. Wir führen Buch und erleiden Verluste; wir ziehen die Summe und gehen vorüber; wir schließen die Bilanz, und der unsichtbare Saldo spricht immer gegen uns”.

Fernando Pessoa

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Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Buchhaltung bezeichnet die Abteilung im Unternehmen, die sich mit der Buchführung befasst. Die Buchhaltungsabteilung besteht in unterschiedlichen Unternehmen aus einem oder mehreren Buchhaltern. Beide Begriffe werden im Alltag häufig als synonym verwendet. Wir erläutern Ihnen den wesentlichen Unterschied zwischen den beiden Begriffen und wer buchführungspflichtig ist und wer nicht: Weiterlesen

Digitalisierung der Buchhaltung – Wie sieht es aus?

Digitalisierung der Buchhaltung - Wie sieht es aus?

Verabschieden Sie sich vom nervigen Papierkram. Die Digitalisierung der Buchhaltung steht heutzutage ganz weit oben auf der Liste. Weiterlesen