Steuerungsinstrumente zum Erhalt der Liquidität

Kurzarbeit

In Corona-Zeiten: Liquidität mit Kurzarbeit sichern!

Kurzarbeitergeld in Anspruch nehmen

Arbeit in Zeiten von Corona

Das Coronavirus hat gewaltig zugeschlagen. Umsatzeinbrüche an allen Fronten: Kinos, Theater und andere kulturelle Betriebe geschlossen. Die Gastronomie erheblich eingeschränkt oder schon geschlossen. Die Autohersteller schließen ihre Werke, weil man am Fließband die Vorgaben zum Infektionsschutz nicht umsetzen kann. Dabei gibt es nun verschiedene Möglichkeiten, mit der eigenen Belegschaft, die ja nun nicht ohne Weiteres die gewohnte Leistung erbringen kann, umzugehen. Weiterlesen

Unternehmen und Coronavirus – eine finanzielle Herausforderung

Das Coronavirus infiziert Menschen – und überraschend schnell auch KMU und Startups. Die Situation verändert sich schnell und bleibt unberechenbar. In Italien hat sich die Lage ganz plötzlich in einen Albtraum verwandelt. Befürchtungen, dass sich in Deutschland aufgrund der raschen Verbreitung des Coronavirus bald eine Situation wie in Italien einstellt, sind nicht von der Hand zu weisen. Gestern hat sich die Kanzlerin dazu geäußert und damit steht es jetzt auch in Deutschland ganz oben auf der Agenda, die Parallelen zu Italien und China sind nur allzu offensichtlich. KMU und Startups müssen sich jetzt damit auseinandersetzten was mit ihnen passiert, wenn Umsätze sinken, Kunden zahlungsunfähig werden und eine Refinanzierung nicht möglich ist.

Weiterlesen

Belegausgabepflicht – Wie die Politik eine gute Entwicklung mit einer schlechten Verordnung ausbremst

Belegausgabepflicht

Persönlicher Einwurf

Dank meines Freundeskreises und einige Zeit sogar in verantwortlicher Position hatte ich vor einigen Jahre das Vergnügen, mich in Gastronomiekreisen zu bewegen. Und weil man dort mit dem Endverbraucher im Kontakt ist, lernte ich schnell zwei Dinge: Weiterlesen

„Alle Jahre wieder“- Das Interesse der Steuer an der Bescherung

Geschäftsvorfälle verstehen und handeln!

Geschäftsvorfälle: Was beschreibt Erfolg, was Liquidität? Mit Gewinn in die Insolvenz?

An diesem Sonntag erschien ein Beitrag im Spiegel.  Den Kommentaren nach zu urteilen traf er eine empfindliche Seite der Deutschen: Rezessionszeiten. Dem Autoren Henrik Müller wurde vorgeworfen, er würde diese Zustände „herbei schreiben wollen“. Dabei decken sich seine Überlegungen durchaus mit dem, was man in einigen Buchhaltungen mittelständischer Unternehmen wahrnehmen kann. Klar ist die Arbeitslosigkeit niedrig. Und ja, die GuV des Unternehmens weist höhere Umsätze und eine Gewinnsteigerung aus. Grund zur Beruhigung ist dies nicht. Denn noch immer verstehen viele nicht, dass diese Betrachtungen die Liquidität vernachlässigen und man auch mit Gewinn in die Insolvenz gehen kann. Man muss seine Geschäftsvorfälle verstehen und handeln!

Was sind Geschäftsvorfälle?

Geschäftsvorfälle sind einzelne Ereignisse, die Auswirkungen auf die Vermögens- bzw. Schuldensituation der Firma haben. Sie können (müssen aber nicht!) Auswirkungen auf Erfolg und Liquidität haben. Die Definition für Erfolg lautet: „Erfolg ist der Oberbegriff für Gewinn oder Verlust.“ Und erfolgswirksam ist ein einzelner Geschäftsvorfall nur dann, wenn dadurch das Unternehmen reicher oder ärmer wird, also einen Wertzuwachs oder Wertverlust erzielt. Die Liquidität dagegen drückt den Bestand an „flüssigen Mitteln“ aus. Das bedeutet der Geldzu- bzw. abfluss entscheidet darüber, ob der Geschäftsvorfall liquiditätswirksam ist oder nicht.

Verstehen und handeln!

Ein klassisches Beispiel für Wertveränderung ist die Rechnungsstellung. Man hat ein Zahlungsziel in der Zukunft vereinbart, der Cashflow wird eventuell erst in 30 Tagen stattfinden, aber der Wertzuwachs ist dank der Buchhaltung sofort erkennbar. Denn die Forderungen aus Lieferungen und Leistung erhöhen sich mit der Buchung und lassen den Wert wachsen. Dass Forderungen Werte sind, mag man auch daran ablesen, dass man diese an Factoring- und Inkassounternehmen verkaufen kann. Und so, wie sich in diesem Fall der Erfolg verändert, ohne dass ein Geldfluss stattfindet, geht es bisweilen auch, dass Geldzuflüsse wie Bankkredite oder Gesellschaftereinlagen den Bestand an Geldmitteln signifikant erhöhen. Eine Auswirkung auf den Erfolg haben diese Geschäftsvorfälle aber nicht. Oft sind Gründer von Start-Ups von der Fehlannahme betroffen, ihr Unternehmen stehe blendend da, weil das Geschäftskonto ja blendend gefüllt ist. Dass sie Verluste einfahren erkennen, sie nicht selten viel zu spät.

Run my Accounts bringt Lösungen

Wir unterstützen Sie gerne beim Ergreifen hilfreicher Maßnahmen

Maßnahmen

Die Run my Accounts kann Ihnen helfen, mit entsprechenden Maßnahmen beides abzuwenden: Den bitteren Gang in die Insolvenz, weil der Gewinn sich nicht in Liquidität ausdrückt und man irgendwann zahlungsunfähig ist. Oder eben die Fehlannahme, man habe ein gut aufgestelltes Unternehmen, weil man ja in „Bargeld schwimmt“. Wir unterstützen Sie gerne im Debitorenmanagement (Zahlungsfristen, Mahnungsläufe, Nachverfolgungen), in der Liquiditätsplanung  und mit belastbaren Auswertungen, damit Sie jederzeit beides bekommen. Gewinn und Liquidität.

Setzen Sie sich für weitere Informationen und eine kurze kostenfreie Beratung mit uns in Verbindung.


Digitalisierung: Prozesse statt Personal in der Buchhaltung!

Warum gutes Buchhaltungspersonal noch immer wichtig ist, man den Gesamtprozess der Buchhaltung aber nicht aus dem Auge verlieren darf

Was wissen wir über den Buchhaltungsmarkt 2019? Niemand ist bereit, noch groß in seine Buchhaltung zu investieren. Personalkosten sind hoch, Softwarekosten fallen natürlich auch an und wenn man schon einen Buchhalter beschäftigt, dann sollte dieser möglichst viele Qualifikationen im Bereich Steuern, Bilanzbuchhaltung und Controlling mitbringen. Schließlich will man sein Geld nicht für einen einfachen Sachbearbeiter versenken. Man schaltet entsprechende Stellenanzeigen, hofft auf einen Treffer, der das Anforderungsprofil abdeckt und begeht dabei einen Denkfehler. Denn die Buchhaltung an sich hat sich grundlegend verändert. Heute gilt der Fokus: Der Prozess! Nicht das Personal … .

Wenn Prozesse komplett kippen

1888 ging Kodak mit dem Slogan „Sie drücken den Knopf, wir machen den Rest.“ an den Markt. 100 Jahre lang funktionierte dieses Geschäftskonzept hervorragend. Millionen Menschen wurden begeisterte Hobbyfotografen, die Kameras und Silberfilme kauften. Die Älteren werden sich noch erinnern: Es gab unterschiedliche Formate an Filmen. Diese wurden in die Kamera gesetzt, auf eine Spule gezogen und man konnte die vorgegebene Anzahl an Bildern abfotografieren. Dann wurde der Film komplett abgespult, entnommen und in ein Fachgeschäft zur Entwicklung gebracht. Es dauerte einige Tage bis man das Ergebnis dort wieder abholen und in ein Album kleben konnte. Was die Branche damals nicht vorhersehen konnte: Mit der Digitalisierung kippte dieser Prozess völlig. Das Geschäft mit Filmrollen für Kameras brach drastisch ein. Traditionsunternehmen konnten sich nicht mehr behaupten und mussten innovativen Unternehmen Platz machen. Dabei ging das Geschäft mit der Fotografie auf eine komplett andere Art und Weise steil durch die Decke.

Von der Fotografie zur Buchhaltung

Ähnlich verhält es sich heute mit der Buchhaltung. Wer setzt sich denn heute noch mit einem Stapel Rechnungen vor den PC und tippt die einzelnen Positionen ab? Prüft anschließend, ob er sich nicht an einer Stelle vertippt hat und drückt dann einen „Buchung“-Button? Ein wirklich gut aufgesetzter Buchhaltungsprozess verläuft heute so, dass ein Scan vom System ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen wird. Dabei wird durch die Erkennung von Buchungstexten und Formaten oftmals schon eine Automatisierung ermöglicht. D.h.: Der Buchhalter wird im Zweifelsfall auch nicht mehr für eine korrekte Kontierung benötigt. Bleibt die Frage: Warum beschäftigt man sich noch so intensiv mit dem Buchhalterprofil, dem Personal und nicht mit dem Prozess der Buchhaltung?

Digitalisierung: Prozesse statt Personal in der Buchhaltung

Wer die Prozesse steuert, kann sich oft Kosten für und Kummer mit Personal sparen.

Unser Angebot an Sie

Wir helfen Ihnen, Ihre Buchhaltung aus dem „analogen“ Zeitalter in ein digitales Format zu überführen. Statt hohe Kosten für Anzeigen, Bewerberrunden, Einarbeitung und Strukturen zu verursachen, stellen wir Ihnen unsere Kompetenz und unsere schlanken Prozesse günstig zur Verfügung. Das Beste: Sie bekommen Transparenz in Ihre Kosten: Wir rechnen lediglich nach anfallendem Aufwand ab. Wenn Sie Ihre Buchhaltung und den tatsächlichen Aufwand an Dokumenten verstanden haben, können wir Ihnen helfen, das leidige Thema „qualifiziertes Personal zu wirtschaftlich sinnvollen Konditionen“ zu Prozessoptimierung zu verlagern.

Faktenbasierte Entscheidungen: Wie gut ist Ihre Buchhaltung?

Grundproblem: Fakten oder Fake?

„Ich traue nur Zahlen, die ich selbst gefälscht habe!“

(Buchhaltungsspruch)

Jeder Mensch, der einmal einen Managementkurs besucht oder eine Führungsposition inne hat, weiß um die Bedeutung „faktenbasierter Entscheidungen“. Das Problem in unserem postfaktischen Zeitalter liegt auf der Hand: Was ist Fakt und was ist Fake? Dazu kommt, dass mit der Digitalisierung eine neue Herausforderung auf uns zukommt: „In der digitalen Welt wäscht ein Permaregen der Informationen ganz zentrale Standards wie Objektivität und Wahrheit aus.“, so Eduard Kaeser am 22.08.2016 in der NZZ. Und unter dieser Prämisse muss man die Frage aufwerfen: Mit welchen Fakten aus welchen Reports steuern Manager und Unternehmer ihre Betriebe? Wie weit darf man dem hausinternen Berichtswesen noch trauen? Selten war der alte Buchhaltungsspruch „Ich traue nur Zahlen, die ich selbst gefälscht habe!“ so zutreffend wie heute. Wie gut ist Ihre Buchhaltung?

Die Rolle des Buchhalters

Viele Zahlen zur Steuerung eines Betriebs holt man sich üblicherweise aus der Buchhaltung. Wo steht man im Cashflow? Wie hoch sind unsere Verbindlichkeiten? Welche unserer Forderungen sind noch offen? In welchem Verhältnis stehen Personalkosten zu den Umsätzen? Welche Faktoren belasten mein Ergebnis? Um wirklich belastbare Aussagen zu erhalten, kommt es auf den Buchhalter an. Hat er zeitnah gebucht? Ein Buchhalter, der sich beim Verbuchen der Banken über Gebühr Zeit lässt, kann keine gehaltvolle Aussage über offene Kreditoren und Debitoren geben. Denn der Entscheidungsträger nicht sieht, was an Geldein- und Ausgängen noch verbucht werden muss. Hat er korrekt kontiert? Wenn Beträge auf den falschen Konten verbucht sind, taugt die Buchhaltung nicht mehr zur Entscheidungsfindung. Und ein Buchhalter, der den Vorgang als solchen nicht versteht und aus mangelndem Verständnis falsch abbildet, entzieht der Buchhaltung die Berechtigung zu faktenbasierten Entscheidungen.

Grenzen zur Fahrlässigkeit

Es ist in einem Betrieb nur menschlich, wenn Fehler weggedrückt werden. Wenn Menschen nicht die Verantwortung für ihr Handeln übernehmen. Wenn es allerdings an Buchhaltung kommt, kann man sich diese menschliche Sicht nicht erlauben, ohne fahrlässig zu werden. Buchhalterische Fehler machen einen gegenüber Dritten (Finanzamt, Wirtschaftsprüfern, Kreditgebern) angreifbar und können als Entscheidungsgrundlage katastrophale Konsequenzen haben. Einen Eindruck, wie unangenehm falsche Grundannahmen in Berechnungen sein können, kann man hier bekommen: Und ja, es trifft nicht immer nur die öffentliche Hand, sondern auch sehr häufig Privatunternehmen. Und natürlich ist es für Führungskräfte immer unangenehm, wenn man sich blind wie ein Maulwurf durch sich nicht erschließende Zahlenwerke kämpfen muss.

Unser Anspruch an Buchhaltung

Grundsätzlich orientiert man sich immer erst einmal an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB`s). Darüber hinaus sollte man seine Buchhaltung aber auch als transparenten Zauberwürfel sehen, der mit seinem Input optimal verschiedene Paradigmen abbildet. Wenn es einem gelingt, die eigene Buchhaltung in ein gutes Monitoring und Controlling zu überführen, kann man tatsächlich von „faktenbasierten Entscheidungen“ sprechen. Grauzonen werden ausgeschlossen und der Entscheidungsträger ist nicht mehr auf sein Bauchgefühl angewiesen. Dazu muss die Buchhaltung natürlich zeitnah und absolut verlässlich agieren. Denn wenn durch „falsche“ Zahlen und schlechte Entscheidungen das Vertrauen in die Buchhaltung erst einmal erschüttert ist, bewegt man sich auf dünnem Eis. Wir von der Run my Accounts liefern mit unserer Buchhaltung den Grund für faktenbasierte Entscheidungen.

Rechnungssoftware im Vergleich

Vergleichsportal testet Rechnungssoftware

Eine bekannte Internetseite hat für Unternehmer einen Test durchgeführt. „Die beste Rechnungssoftware im Vergleich“. Sechs Anbieter wurden bewertet. Das Ergebnis ist sehr schön und mit einem Blick nachvollziehbar präsentiert. Man erkennt die Anbieter, bekommt eine Note, die auch per Sternchen visuell gespiegelt wird. Die sogenannten Alleinstellungsmerkmale und Standards werden aufgezählt und ein Link führt auf die jeweilige Webpräsenz des Wettbewerbers. Was ich im Ranking vermisse: Die Run my Accounts Deutschland AG! Vielleicht liegt es daran, dass die Software von uns eher als Teilaspekt unserer Dienstleistung wahrgenommen und angeboten wurde. Es ist Zeit, den Spot darauf zu richten, denn die im Dunkeln sieht man nicht … .

Auswahlkriterien

Die Überschrift des Test- und Vergleichsportals gab den ersten entscheidenden Hinweis: „Bequem und rechtssicher Rechnungen schreiben.“ DAS Kriterium erfüllen wir ganz sicher. Aber was sollte man auch sonst von einer Rechnungssoftware im Vergleich erwarten? Dann gab es eine Einleitung, mit der man definierte, was eine Rechnungssoftware ist und welche Funktionen sie abbilden sollte. Ich komme zu dem Schluss: Ja, wir haben bei der Run my Accounts eine Rechnungssoftware und sie bildet alle Funktionen vollumfänglich ab.

Wir haben eine Rechnungsfunktion. Wir bilden Online-Banking ab. Rechnungsversand per Onlinefunktion ist natürlich integriert. Nun gab es einige Anbieter, die gegen Aufpreis auch postalischen Versand anbieten. Wer unsere Lösung kennenlernen will, darf gerne mal auf pingen.com gucken. Unser Schweizer CEO hat hier ein Testimonial eingestellt.

„Seit 3 Jahren versenden wir alle Rechnungen an unsere Kunden über Pingen. Das Tool erpart uns derart viel Zeit und Geld, dass wir uns gar nicht mehr vorstellen könnten, unserer Rechnungen selber zu drucken, zu sortieren, zu verpacken und zu verschicken.“ (Thomas Brändle, CEO Run my Accounts AG)

Thomas Brändle, CEO Run my Accounts AG

Die letzte zu erfüllende Anforderung war die Cloud-Anbindung. Was soll ich sagen? Auch das ein Standard bei uns. Unsere Rechnungssoftware müsste den Vergleich nicht scheuen.

Testkriterien für Rechnungssoftware 

Eingestandenermaßen war ich nun neugierig, welche Testkriterien den Ausschlag geben. Fünf Aspekte wurden berücksichtigt und bewertet:

  1. Ausstattung
  2. Performance und Schnittstellen
  3. Sicherheit
  4. Bedienung
  5. Dokumentation und Support

Je mehr ich mich damit beschäftigte, desto stärker kam ich zu der Überzeugung: Wir würden in jedem einzelnen Bereich stark abschneiden. Blieb die Frage: „Warum sind wir in diesemVergleich für Rechnungssoftware nicht berücksichtigt worden?“ Die Antwort: Weil wir viel mehr als nur eine Rechnungssoftware anbieten.

Evolution der Buchhaltung: Mehr als nur Rechnungssoftware

Buchhaltung ist mehr als nur Fakturierung

Ein weiter Weg von der Rechnungssoftware zur Buchhaltung

Die Antwort darauf lautet: Weil die Run my Accounts AG ein Pionier der Buchhaltung ist. Der Markt wird über die Nachfrage bestimmt. Und die erste Nachfrage jedes Selbständigen und jedes Kleinunternehmers lautet zuerst: „Kann ich damit eine Rechnung schreiben?“ Natürlich. Man muss ja überleben. Aber dann muss man sich an einen Steuerberater wenden, weil eine Rechnung um rechtskonform zu sein, einige Merkmale abbilden muss. Dann kommt der Moment, wo man begreift, dass eine Fakturierung alleine nicht reicht. Man muss die Bank und den Geldeingang im Auge behalten. Daraus entsteht ein Mahnwesen. Und irgendwann begreift man, dass das ja nur Debitorenbuchhaltung abbildet. Da man ja auch noch selber seine Lieferanten bedienen muss, beschäftigt man sich irgendwann auch mit Kreditorenbuchhaltung … . Und spätestens nach der ersten Begegnung mit dem Finanzamt kommt die Erkenntnis: Vielleicht reicht eine Rechnungssoftware gar nicht aus. Dann ist der Moment gekommen, sich an Run my Accounts zu wenden, denn

Wir kümmern uns, um Ihre Buchhaltung!

Unser Ansatz

Es ist sicher gut, Rechnungssoftware miteinander zu vergleichen. Aber: Am Ende sitzt vor dieser Software wieder ein Unternehmer oder ein Angestellter, der sich dann mit den Anforderungen an Rechnungen und buchhalterischen Kenntnissen beschäftigen muss. Sonst kann kein vernünftiger Output entstehen. Wir glauben, dies mit unserem Know-How und schlanken, belastbaren Prozessen besser erledigen und Sie damit nachhaltig entlasten zu können. Auch mit einer Rechnungssoftware, die deutlich mehr kann, als nur Rechnungen schreiben und die im Vergleich blendend abschneidet.

Buchhaltung für Consultants on the road

Was macht Consultants und deren Buchhaltung so anders?

Kaum ein Berufsbild ist so auf Leistung und Erfolg ausgelegt wie das des Consultants. Niemand behält einen schlechten Ratgeber lange an seiner Seite. Umgekehrt ist der Berater stets in enger Nähe von Entscheidungsträgern zu finden. Er geniesst diverse Privilegien, muss sich entsprechend hohen Anforderungen stellen. Ein Consultant, der nicht diszipliniert und gut strukturiert präsentiert, wird sich weder in einem Beratungsunternehmen noch aufreihen Markt lange halten können. Während ihm in großen Unternehmen meistens funktionierende Back-Office-Strukturen gestellt werden, ist der freie Berater oft auf sich gestellt oder muss sich auf seinen guten Draht zum Steuerberater verlassen. Da Berater aber naturgemäß viel unterwegs sind, kann das ein schwieriges Thema sein. Nicht bei uns, wir bieten Buchhaltung für Consultants- Run my Accounts for the road!

Ein Arbeitstag in Belegen

Michael B. muss viel reisen. Dabei generiert er viele Belege: Vom Flughafen mit dem Taxi zum Auftraggeber (1). Dort angekommen nimmt er an der ersten Besprechung teil. Für seine Präsentation hat er sich einen Voucher freischalten lassen (2) und ein längeres Kabel (3) gekauft. Da Michael den Hinweis bekommen hat, dass das Betriebsklima in dem Unternehmen nicht das Beste ist, lädt er drei Angestellte des mittleren Managements zum Essen bei einem Italiener vor Ort ein. Hier bezahlt er mit Mastercard. (Erster Bewirtungsbeleg, mit Eintrag der Gäste und Quittung der Zahlung). Von dort aus geht es für ihn in sein Hotel. Beim Checken seiner Mails stellt er fest, dass sein Telefonanbieter ihm online einen Link zu seiner neuesten Rechnung zur Verfügung gestellt hat. So geht es bis spät abends weiter. Jeder Vorgang generiert einen Beleg, der wiederum den Tag des Consultants spiegelt. Doch wer überführt diese in eine Buchhaltung für Consultants?

Belegablage wird zur Last

Schleppen und Verlust riskieren oder lieber scannen und Upload durchführen?

Reisen mit leichtem Gepäck

Silbermond hat mit „leichtes Gepäck“ einen Hit gelandet, die Run my Accounts bietet den Hit für reisende Consultants: Statt mit einer immer voller werdenden Tasche mit Belegen durch die Weltgeschichte zu reisen, kann man seine Belege kurz mit dem Smartphone scannen und per Upload in unsere Buchhaltungssysteme bringen. Digitalisierte Buchhaltung statt überbordender Papierablage! Ein weiterer Vorteil: Wo früher Belege abhanden gekommen sind, man die Mehrwertsteuer nicht mehr geltend machen konnte, hat man jetzt alles digital auf dem Server. So kann man jeden Vorgang in der Steuererklärung angeben. Der Clou: Man hat eine tagesaktuelle Buchhaltung. Darüber hinaus ein Monitoring, das einem überall und jederzeit erklärt, wo man mit seinen Forderungen, Verbindlichkeiten und dem Cashflow steht. Man kann seine Auslagen steuern und zeitnah Erstattungen garantieren. Denn Consultants, die ständig in Vorleistung gehen, ohne selbst pünktlich gezahlt zu werden, bekommen Cashflow-Probleme.

Wir können mehr

Nicht jeder Beleg lässt sofort den Inhalt erkennen.

Schaffen Sie es, den Belegtext sauber in Ihre Buchhaltung zu überführen?

„Verbuch das bitte mal. Der ist bei meinem Besuch in Korea angefallen.“

Eigentlich eine leichte Aufgabe, die aber viele Sachbearbeiter in der Buchhaltung überfordern dürfte. So einen Beleg zu verbuchen, treibt ein herkömmlichen Buchhaltungen die Kosten nach oben: Welchen Buchungstext soll man mitgeben? Was genau für ein Vorfall steckt dahinter? Wie wurde gezahlt?

Die Run my Accounts AG arbeitet mit einer agilen Software, die auf SQL-Ledger basiert und auch solche Vorfälle ohne großen Zeitaufwand ordentlich und nachvollziehbar verbuchen kann. Währungsdifferenzen und Umrechnungskurse stellen uns ebenfalls nicht vor Probleme. Und da alles zeitnah übertragen wird-  selbst wenn der Consultant sich in Korea aufhält- bilden wir die Belege immer sauber mit den Zahlungen in der Buchhaltung ab.

Und ganz ehrlich: Wenn man schon so viel Leistung bringt, so viel unterwegs ist, möchte man dann auch noch seine komplexe Buchhaltung selber erledigen? Dann tut man sich doch lieber etwas Gutes und vertraut diese Aufgabe der Run my Accounts an.