Ordnungsmäßige Kassenbuchführung – Wie geht das?

Sie haben sicherlich unseren Blogbeitrag zum Thema Führen eines Kassensbuchs gelesen. Dieser Beitrag ist viel tiefgründiger und basiert auf dem Thema der Kassenführung. 

Wie gehen Unternehmer mit der Kassenbuchführung um?

Wie gehen Unternehmer mit der Kasse um? Bargeldeinnahmen und Bargeldausgaben werden in der Regel mit verschiedenen Kassensystemen verarbeitet. Sie als Unternehmer sind verpflichtet Ihre Kassenbuchführung ordnungsgemäß zu führen! Aber was bedeutet das konkret? Es handelt es sich hierbei um die sogenannten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Im Folgenden werden wir Ihnen 10 Gründe und Tipps für eine ordnungsmäßigen Kassenbuchführung beschreiben.

1. Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)

Einzelaufzeichnungspflicht? Was bedeutet das für Sie als Unternehmer? Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind durch Sie aufzuzeichnen. Sachverständige Dritte müssen in einer angemessenen Zeit das Verständnis für Ihre Kassenbuchführung besitzen können. Der Inhalt muss selbstverständlich lückenlos sein und die Informationen Ihrer Geschäftspartner bezüglich des Firmennamens und der Inhalt Ihres Geschäftes müssen aufgezeichnet werden.

Die Einzelaufzeichnung erfolgt aus der § 14 Abs. 4 UStG. Die Voraussetzungen sind:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Art der Ware oder Leistung
• Verkaufte Menge
• Preis und Umsatzsteuer

2. Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO)

Bei einer Barzahlung gegen unbekannte Personen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nicht. Sie müssen also keine Angst haben, wenn Sie mit solchen Personen in Kontakt treten. Der Grund für die Ausnahme ist die Führung einer offenen Ladenkasse, statt eines elektronischen Kassensystems. Was ist der Unterschied? Bei einer offenen Ladenkasse wird das Geld in Fächern oder Kisten aufbewahrt. Hingegen ist das elektronische Kassensystem wie ein Minicomputer. es registriert und speichert den kompletten Zahlungsverkehr für Sie.

3. Einsatz von offenen Ladenkassen

Sie können eine offene Ladenkasse führen, aber Sie müssen diese dann strengstens führen. Ihre gesamten Geschäftsvorfälle müssen von Ihnen aufgezeichnet werden und sind daher mit hohem Aufwand verbunden. Dazu gehören folgende Aufgaben:

• Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Tägliches Zählen des Bargeldbestandes (Portokasse, Wechselgeld, Handkassen der Kellner) und das Führen eines Zählprotokolls.
• Nachweis aller Einnahmen und Ausgaben durch Belege.
• Selbsterstellte Tabellen (mithilfe eines Office-Programms) werden nur anerkannt, wenn keine nachträgliche Änderungen vorgenommen werden.

4. Einsatz elektronischer Registerkassen

Seit dem 01.01.2017 (BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl. I 2010, 1342) dürfen elektronische Registerkassen verwendet werden. Die Voraussetzungen sind folgende:

• Komplette Speicherung aller relevanten Daten (Stammdatenänderungen)
• Vollständigkeit und Unveränderlichkeit in digitaler Form
• Bei einer Umstellung auf ein neues System – Alt-Kasse aufbewahren
• Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren

Vorsicht: Fehlende oder nachträgliche Protokolle verstoßen gegen die ordnungsgemäße Buchführung!

5. Verfahrensdokumentation

Sie sollten möglichst alle Dokumente, beispielsweise Betriebsabläufe, Auswertungs- und Stammdaten, Handbücher, Programmieranleitungen parat halten, damit Ihr Geschäftsmodell auch nachvollziehbar ist.

6. Datenzugriffsrecht (§ 147 Abs. 6 AO)

Sie sollten für eine Außenprüfung gut gewappnet sein, denn bei einer solchen Außenprüfung besteht ein Recht auf Datenzugriff. Die Finanzbehörde wird in diesem Fall eine steuerrechtliche Gesamtüberprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass Sie als Unternehmer nach allen vorgegebenen Vorschriften handeln. Dabei werden alle digitalen Daten an die jeweiligen Prüfer übermittelt. Bei solch einer Prüfung müssen Sie alle Daten zur Verfügung stellen, sei es in Form von einer CD, DVD oder eines USB-Sticks.

7. Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen

Am 29.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht (BStBl. 2017 1, S.21). Danach ergaben sich weitere Anforderungen an Unternehmer. Die gesetzliche Änderungen lassen sich wie folgt einordnen:

• Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO): Die Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
• Tägliche Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO): Kasseneinnahmen und -ausgaben sind von Ihnen täglich festzuhalten.
• Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Registrierkassen (§ 146a Abs. 1 AO): Hier handelt es sich um die einheitliche Speicherung der Daten.
• Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO): Sie müssen zu all Ihren Geschäftsvorfällen Belege ausstellen.
• Mitteilungspflicht (§ 146a Abs. 4 AO): Sie sind verpflichtet dem Finanzamt alle Informationen (beispielsweise Steuernummer, Name des Steuerpflichtigen etc.), mitzuteilen.
• Kassennachschau (§ 146b AO): Siehe Punkt 9.
• Sanktionen bei Verstößen (§ 379 AO): Verschiedene Handlungen können zur Geldstrafe oder Freiheitsstrafe führen.

8. Kassensicherungsverordnung

Die Grundlage für die Rechtsverordnung baut auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auf.  Sie präzisiert die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers. Für Sie, als Unternehmer sind neue Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen vereinheitlicht worden.

9. Kassennachschau (§ 146b AO)

Der Amtsträger hat das Recht unangemeldet und während Ihrer Betriebszeiten vor Ort zu sein. Er hat die Aufgabe die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenaufzeichnungen zu überprüfen. Der Begriff dafür lautet Kassennachschau. Wo liegt bei der Kassennachschau der Schwerpunkt? Bei solch einer Einsicht, werden vor allem all Ihre elektronischen Kassensysteme, App-Systeme und offenen Ladenkassen geprüft.

10. Folgen von Mängeln

Was genau versteht man unter einem Mangel? Mängel können Rechenfehler, unvollständige oder fehlende Kassenbücher sein. Eine Folge könnte beispielsweise eine Steuernachzahlung sein. Die Folgen von Mängeln führen zu einem Verstoß gegen die gesamten ordnungsmäßigen Buchführung!

Tipp: Bleiben Sie achtsam!