So senken Sie Buchhaltungskosten

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für Kosten von kleineren und größeren Buchhaltungen gleichermaßen zu. Buchhaltungskosten senken – so würde man es sich bei steigendem Volumen denken. Unsere Erfahrung zeigt genau das Gegenteil. Wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten einer Buchung eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Schwierigkeit und die Abstimmungsarbeit bei einer größeren Anzahl an Belegen.

Kosten einer Buchung

1. Rechnung trifft per Post ein.

2. Kontrolle der Rechnung.

3. Bezahlung der Rechnung.

4. Versenden des Bankzahlungsbelegs, um diese Rechnung zu zuordnen.

5. Kontierung der Rechnung und Erfassung in der Buchhaltung.

6. Ablegen der Rechnung in einen Ordner und Aufbewahrung für 10 Jahre.

7. Abstimmung der Bankkonten.

8. Erstellung der MwSt-Abrechnung und nochmalige Kontrolle der MwSt-Buchung.

9. Abstimmung der Konten zum Jahresabschluss.

10. Anschauen der Buchhaltung vom Steuerprüfer.

Der Arbeitsablauf einer Rechnung ist mit viel Aufwand verbunden.

Wie viele Rechnungen müssen erstellt werden?

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen Sie noch einmal weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf.

Diverse Tipps wie Sie Buchhaltungskosten senken:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Maßnahmen:

• Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in Deutschland können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen.
• Schreiben Sie selber, wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
• Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, welches Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen: Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

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