Protokoll schreiben: Die besten Tools im Test!
Protokollieren kann sehr aufwändig sein. Das Büro-Leben erleichtert man sich mit den richtigen Hilfsmitteln. Für’s protokollieren gibt es einige nützliche Tools, von denen ich hier einige vorstellen möchte.
Anforderung an das Protokollieren: Aufgabenverwaltung
Wie man Protokolle am besten schreibt, habe ich bereits in einem anderen Blog beschrieben. Ein besonderes Anliegen, das ich an ein Protokollierungstool habe, ist eine integrierte Aufgabenverwaltung. Ansonsten riskiert man, dass die Entscheidungen, die in einem Meeting getroffen werden, nie umgesetzt werden.
Dropbox Paper
Besonders beeindruckt hat mich Dropbox Paper. Es lässt sich direkt mit dem Termin-Kalender verbinden. Protokolle für einen Termin in der elektronischen Agenda werden mit einem Klick eröffnet. Dank einer einfachen Vorlage ist man blitzschnell bereit das Protokoll zu führen. Auch Aufgaben können erstellt und den Mitarbeitern direkt zugewiesen werden. Nach dem Meeting wird das Protokoll den Teilnehmern in deren Dropbox Paper Account dargestellt. In einer separaten Liste finden sich alle To-Dos.
Dropbox Paper: Protokollieren in einer schönen Web-App
Toll an Dropbox Paper ist die Kollaborationsmöglichkeit. Die Meeting-Teilnehmer können das Protokoll gleichzeitig bearbeiten und sich so gleich auf eine einheitliche Formulierung einigen.
Dropbox Paper macht gerade wegen der Einfachheit und des Designs grossen Spass. Allerdings hat sich für uns herausgestellt, dass das Tracking von bestehenden Aufgaben schwierig ist. Besonders wenn sich diese über eine Abfolge von Meetings zu einem Thema hinwegziehen. Die Aufgaben sind zwar bei den Teilnehmern selber gespeichert, im neu eröffneten Meeting-Protokoll finden sich diese allerdings nicht wieder. So muss man sich auf jeden einzelnen Teilnehmer verlassen, dass er seine Aufgaben auch wirklich erledigt.
Praktisch wäre es, wenn Dropbox Paper offener wäre. Die Dokumente lassen sich zwar im PDF Format exportieren. Besser wäre es, wenn man seine Aufgaben automatisch z.B. mittels Zapier.com in die eigene Aufgabenverwaltung (bei mir Remember the Milk) übertragen könnte.
Minutes.io
Einfach aber effektiv: Minutes.io
Ein ganz tolles Tool für Meeting-Protokolle ist Minutes.io. Es ist sehr einfach gehalten, gut designed und macht Spass beim Schreiben. Einzelne Punkte lassen sich in Agenda, Entscheidung, ToDo, Ideen, Infos usw. klassifizieren. Leider werden mit Eröffnung eines neuen Protokolls die aktuellen ToDos nicht miteröffnet – diese müssen separat getrackt werden.
4Minitz
4Minitz ist sehr ansprechend gestaltet und über die Track Topics Funktion werden unerledigte ToDos im nächsten Meeting erneut eröffnet. So eignet es sich perfekt, um den Fortschritt von Projekten laufend zu überwachen.
4Minitz bietet die Vorteile einer Open-Source Software. Gerade bei inhaltlich sensitiven Protokollen muss man die Daten nicht einem unbekannten Anbieter anvertrauen. Die Software kann intern auf einem Server installiert werden. Relativ einfach geht dies über einen Docker-Container.
Das Open-Source-Tool 4 Minitz
Der webbasierte Sitzungsdienst
Der webbasierte Sitzungsdienst bietet effiziente Möglichkeiten sowohl Sitzungen, Versammlungen als auch Besprechungen zu planen und zu koordinieren – zu jederzeit und von überall. Protokolle lassen sich direkt im Tool schreiben und an alle Teilnehmer per E-Mail verschicken. Das unkomplizierte Anlegen von Sitzungen, die flexible Anpassung von Gremien, das Erstellen von Tagesordnungen und das gezielte Informieren der relevanten Nutzer dank einer E-Mail-Benachrichtigungsfunktion führen zu einer zeit- und papiersparenden Sitzungsplanung. Zusätzlich gibt es eine Wiederholungsfunktion für regelmäßig stattfindende Sitzungen und eine Vorlagenfunktion für Tagesordnungen. Besonders praktisch: Sitzung lassen sich in öffentlich oder nicht öffentlich einteilen und werden automatisch archiviert.
Weitere Tools
Es gibt zahlreiche weitere interessante Meeting-Protokoll-Tools, die wir uns angeschaut haben. Darunter waren:
Run my Accounts Meeting-Protokoll Word Vorlage
Im praktischen Einsatz habe ich alle oben beschriebenen Tools zum Protokoll schreiben verwendet. Für regelmässig gehaltene Meetings bin ich aber immer wieder auf unsere bewährte Word-Protokoll-Vorlage zurückgekommen. Diese unterstützt uns optimal in der in meinem Blog „Protokoll schreiben: So geht es für Sie am besten!“ beschriebener Vorgehensweise.
Unser Favorit ist immer noch unsere eigene kostenlose Word-Protokoll-Vorlage
Sie können unsere bewährte Meeting-Protokoll-Vorlage unter folgendem Link kostenlos herunterladen und direkt ein Protokoll schreiben:
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