Aufbewahrung von Spesenbelegen?

Es ist mühsam Spesenbelege aufzubewahren: Sie gehen oft verloren oder landen im Papierkorb. Die Originale zu archivieren ist jedoch wichtig! Spesen sind unternehmerische Auslagen und können als Ertragsminderung geltend gemacht werden. Des weiteren können mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen die Vorsteuer auf Spesenbelegen zurückerstattet bekommen.

Auch um die Aufwände von einem Bankkonto- oder Kreditkartenauszug zuzuordnen und die Vorsteuer korrekt abzurechnen, brauchen Sie die Spesenbelege. Handelt es sich um Ausgaben für Büromaterial, war es ein Geschäftsessen oder nur eine private Auslage, die Sie versehentlich mit Ihrer Geschäftskreditkarte bezahlt haben? In dieser Situation verschafft Ihnen der Spesenbeleg Klarheit über die Auslage. 

Wie können Sie dieses Problem vorbeugen?

  1. Schreiben Sie den Ausgabezweck direkt auf die Spesenquittung. Zum Beispiel: Mittagessen mit Max Mustermann von der Muster AG.
  2. Heben Sie jede Spesenquittung auf.

Wir geben Ihnen ein paar Tipps zur Vereinfachung:

  1. Bezahlen Sie geschäftliche Auslagen, wenn immer möglich mit Ihrer Geschäftskreditkarte. Das vermeidet Abstimmungsaufwand und Sie vermeiden Fehler.
  2. Halten Sie in Ihrer Mappe oder im Auto einen Briefumschlag bereit, in welchem Sie Ihre Spesenquittungen sammeln könnten. Anstatt diese in Ihrer Hosentasche, im Portemonnaie oder im Papierkorb zu entsorgen. Jeden Monat erfassen Sie die Belege aus dem Briefumschlag in der Spesenabrechnung.
  3. Buchen Sie Spesenquittungen auf keinen Fall einzeln in Ihre Buchhaltung ein. Mehr Buchungen bedeuten auch mehr Abstimmungsaufwand. Sie reduzieren die Komplexität, in dem Sie Ihre Spesen in einem Spesenformular erfassen. Im Anschluss erscheint dies in Ihrer Buchhaltung.

Mit Run my Accounts geht es noch einfacher

Sie können Ihre Spesenbelege ganz einfach mit dem Smartphone abfotografieren und per E-Mail weiterleiten. Dazu müssen Sie nichts erfassen oder einen Kommentar hinterlegen. Ihr persönlicher Online-Controller verbucht die Belege korrekt, legt den Spesenbeleg in unserem Cloud-Archiv ab und verlinkt die Buchung mit dem PDF.

Egal wie modern Ihr Spesen-Tool ist, bewahren Sie immer die Originale auf! Es gilt immer: Spesenbelege aufbewahren!

Wir unterstützen Sie auch hier und bieten Ihnen einen gratis Download an:


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