10 Pflichtangaben einer Rechnung

Pflichtangaben einer Rechnung

Wenn der Unternehmer eine Rechnung gegenüber einem anderen Unternehmer ausstellt, muss die Rechnung folgende Pflichtangaben beinhalten: 

1. Ordnungsgemäße Rechnung

Die vollständige Anschrift, der Name des Unternehmens und der Name des Geschäftsleiters beider Vertragspartner müssen angegeben werden. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis zu 150 Euro oder bei Fahrausweise wird auf die Anschrift des Empfängers verzichtet. Wenn der Vertragspartner ihren Sitz im Ausland hat, sollte die Anschrift nochmal schriftlicht bestätigt werden. Der Grund dafür ist, dass manche Unternehmen Großkundenanschriften oder Postfächer besitzen.

2. Steuernummer

Ihre Steuernummer muss mindestens eine achtstellige Nummer ohne Länderschlüssel oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) beinhalten.
Sie sollten immer die USt-IdNr. von Ihnen und Ihren Vertragspartner auf der Rechnung angeben, um auf der sicheren Seite zu sein und keinen Steuervorteil zu riskieren. Beispielsweise bei Gemeinschaftsgebiete, bei Dauerverträgen (Mietverträge) oder bei Agenturgeschäften.

3. Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Ausstellungsdatum ist auf jeder Rechnung unverzichtbar.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer muss bei Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag von 150,01 Euro beinhalten. Die Zusammensetzung dieser Rechnungsnummer ist beliebig. Sie sollte eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Wichtig ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Sie sollte keinesfalls Lücken enthalten. Ihre Rechnungsnummer sollte nach Inland, Ausland oder Filialen gekennzeichnet werden.

5. Menge und Art der Lieferung

Die Menge und die Art der Lieferung muss genauestens beschrieben sein. Die Leistungen oder Gegenstände können auch durch eine Sammelbezeichnung wie zum Beispiel Büromöbel bezeichnet werden. Allgemeine Bezeichnungen wie zum Beispiel Geschenkartikel reichen nicht aus.

6. Liefer- oder Leistungszeitpunkt

Die Angabe des Monats ist als Zeitpunkt ausreichend. Wenn der Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest steht, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden. Anzahlungen werden gesondert vermerkt. Wenn der Zeitpunkt zudem das Geld vereinnahmt wird, bereits bekannt ist, muss diese angegeben werden.

7. Steuersatz

Der Betrag, der Steuerbetrag und der Steuersatz müssen einzeln auf der Rechnung zu sehen sein. Umsätze, die verschiedene Steuersätze beinhalten, müssen auch separat aufgelistet werden. Bei Ausnahmefällen kann der unterschiedliche Steuersatz in einer Summe ausgewiesen werden. Eine maschinelle Erstellung wäre zum Beispiel ein Ausnahmefall.

8. Entgeltsminderung

Voraus vereinbare Entgeltsminderungen können Skonti, Boni oder Rabatte sein. Der Mindestbetrag wird als Netto- oder Bruttowert angegeben. Der Mindestbetrag wird aber auch in Prozent angegeben (3% Skonto bei Zahlung bis…).

9. Handelsregister und Sitz

Der Handelsregister ist ein wichtiger Bestandteil einer Rechnung. Zudem muss auch der Sitz des Unternehmens angegeben werden.

10. Aufbewahrungsfrist

Alle Rechnungen, die Sie ausstellen oder erhalten, müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren.
Ausnahme: Es handelt sich um Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber Privatpersonen. Solche Rechnungen müssen nur zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Wichtig: Rechnungen, die bis einschließlich zum 31.12.2013 ausgestellt wurden, wurden von den Pflichtangaben nicht berücksichtigt!


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